заповнюйте книгу покупок тільки при наявності отриманих податкових документів (рахунків-фактур). Якщо ви як керівник не можете вести облік самостійно, наказом призначте відповідальна особа за заповнення та ведення даного журналу.

Оформляйте журнал реєстрації отриманих рахунків-фактур в єдиному екземплярі. Ви можете робити це вручну, а можете і в електронному вигляді. книга покупок повинна бути пронумерована і зшита не пізніше 20 числа наступного місяця за звітним.

В книгу покупок внесіть такі дані, як найменування організації і його ІПН. Також вкажіть період покупок. Заповніть табличну частину. Тут ви повинні вказати всі дані рахунок-фактури, тобто номер, дату, реквізити продавця. Впишіть і інформацію про покупку - країну походження товару, суму без ПДВ, процентну ставку податку та його розмір, загальну вартість. Підпишіть податковий документ у керівника і головного бухгалтера, скріпіть документ печаткою організації.

Якщо ви купуєте товар за кордоном, замість рахунок-фактури зареєструйте декларацію, отриману на митниці. відрахування ПДВ здійснюється на підставі платіжного документа, який підтверджує оплату податку митному органу. Зауважте, що в декларації з ПДВ сума імпорту відокремлюється в особливий спосіб, тобто виділяється по окремому рядку. Якщо товар був отриманий безоплатно, в книзі покупок він не реєструється.

Нумерація кожного журналу реєстрації отриманих рахунків-фактур починається з першої сторінки. зберігайте книгу покупок протягом п`яти років з моменту внесення останнього запису. Якщо ви хочете внести зміни в документ, оформите до книги покупок додаткові аркуші, які також затверджені Урядом РФ. Якщо ви оплатили аванс в рахунок майбутніх покупок, рахунок-фактуру Не зазначати до поставки товару.

Виберіть спосіб ведення книги обліку покупок. Вона може бути, як в звичному (паперовому) вигляді, так і електронна. Так чи інакше, в кінцевому підсумку все зводиться до паперового носія. Тобто навіть якщо збираєтеся, вести книгу покупок в електронному вигляді, вам її все одно по закінченню звітного періоду потрібно буде її роздрукувати, листи скріпити, поставити на них печатку організації, а на останній сторінці написати заверительную напис. Паперовий варіант передбачає все, те ж саме, тільки вам доведеться листи заповнювати вручну, що по суті не зручно і ускладнює виправлення в разі, якщо ви вписали дані не туди, куди потрібно.

Проводьте реєстрацію рахунок-фактури відразу ж у міру виникнення права на податковий відрахування. щоб сформувати книгу покупок, не обов`язково дотримуватися суворого хронологічного порядку. Для кожного виділеного в рахунку-фактурі продавця вносите в розворот книги покупок відповідну суму ПДВ.

У стовпець під номером 7 вносите суму покупки, а в стовпці 8а-11б внесіть розшифровку податкової ставки ПДВ, що стосується придбаного товару або послуг. Також в книзі обліку покупок вносяться дані не тільки по вже придбаних товарах або послуг, а й дані стосуються передоплати.

Реєструйте також митні декларації, щоб формувати книгу покупок. Якщо ви ввозите товари з-за кордону, то це необхідно реєструвати. Не забувайте також реєструвати всілякі платіжні документи, які можуть підтвердити фактичну сплату податку на додану вартість при ввезенні того чи іншого товару.

Заповнення інформації кожного нового кварталу починайте з нового розвороту книги. В кінці кварталу підраховуйте підсумкову суму загальну за всіма видатками. підписати книгу покупок повинен головних бухгалтер. Відповідальність за цей документ лежить на керівнику організації.