Першим етапом підготовки документів до передачі в архів є експертиза цінності документації, метою якої є виявлення документації, яка підлягає знищенню, і документації, що підлягає зберіганню, а також визначення термінів зберігання тієї чи іншої документації. Після експертизи проводиться оформлення справ та підготовка описів по архівних документів.

Для проведення оціночної експертизи документації в організації вибирається експертна комісія, яка і проводить експертний відбір документації на передачу в архів.

Після вибору документації, що підлягає зберіганню, її слід оформити згідно з діючими правилами архівації. Існують спеціалізовані компанії, що пропонують послуги з оформлення документів в архів, але в цілому, впоратися з цим завданням можна і своїми силами.

документи для зберігання об`єднуються в справи, загальна кількість аркушів в одній справі не може бути більше 50. Справи, призначені для постійного зберігання, необхідно підшивати в тверда обкладинка. Нумерація листів здійснюється простим олівцем, номери сторінок проставляють у правому верхньому куті. В кінці кожної справи, окремим листом повинна бути додана засвідчувальний напис (кількість аркушів у справі, завірене підписом упорядника).

На обкладинці справи, призначеного для постійного зберігання, необхідно вказати офіційну назву організації, номер даної справи відповідно до номенклатури організації, найменування справи, кількість підшитих листів, термін, до якого необхідно зберігати цю справу, або вказати, що воно підлягає постійному зберіганню, номер архіву, в який передається справа, номер опису і самої справи в даному архіві.
Обкладинка повинна заповнюватися розбірливо за допомогою світлостійких чорнила.

Щоб процедура здачі справ в архів не зайняла багато часу, слід дотримуватися правил їх оформлення під час поточного документообігу. При передачі справ в архів на постійне або тимчасове зберігання потрібно зброшурувати документи, пронумерувати аркуші, оформити завершительную напис, якщо це передбачено робочими інструкціями, а також скласти внутрішній опис.

При цьому на титульному аркуші здається в архів справи вказується найменування організації або підприємства, індекс відповідно до номенклатури справ, зазначається дата відкриття і закриття справи, а також термін зберігання.

Документи, що підлягають здачі в архів, підшиваються в окрему папку з твердою обкладинкою. Якщо документ має особливу цінність, його, як правило, не прошивають, а вкладають у файл або конверт і докладають до справи. В кінці прошитого і пронумерованого справи міститься засвідчувальний аркуш, а на початку - внутрішній опис. При цьому товщина справи не повинна перевищувати 40 мм, а кількість аркушів не повинно бути більше 250.

На справи, які зберігаються в архіве постійно, а також тимчасово, але не менше 10 років, складається опис для передачі справ у архів. При цьому на документи, які мають відношення до кадрового обліку, складається окремий опис. У неї вносяться найменування справ, кожному з яких присвоюється порядковий номер, а також вказується номенклатурний шифр. Описи робляться в двох примірниках, якщо справи залишаються в архіве організації. Якщо справи підлягають передачі до державного архів, примірників має бути чотири.

Справи, які підлягають зберіганню після їх завершення менше 10 років, можуть здаватися в архів на розсуд керівництва організації. Необхідність здачі справ буде залежати від завантаженості архіва, частоти звернення до старих документів і т.д.