Рахунки-фактури з виявленими порушеннями та неточностями, не можуть бути зареєстровані в книзі покупок, поки не будуть внесені виправлення, завірені продавцем і підписані керівником організації. При сторнуванні, а простіше кажучи, при внесенні необхідних змін в рахунок-фактуру обов`язково повинна бути поставлена печатка і вказана дата, коли ці виправлення були внесені.

Спираючись на податковий кодекс РФ, усвідомите, що норми, прописані в статті 21, дозволяють вносити виправлення, якщо рахунок-фактура був неправильно оформлений, а також, якщо рахунок-фактуру потрібно замінити в обов`язковому порядку.

При внесенні змін до неточний рахунок-фактуру, зареєстрований продавцем в книзі покупок, фірма-покупець буде зобов`язана надати до податкових органів декларацію, складену з урахуванням внесених виправлень, за звітний період, коли були зроблені помилки або неточності.

Якщо зміна даних в рахунку-фактурі відбувається тоді, коли ведеться перевірка, то відрахування буде представлений по тій даті, яка зазначена при отриманні виправленого рахунки-фактури.

При внесенні необхідних змін в неточний рахунок-фактуру, зареєстрований покупцем в книзі покупок, покупець зобов`язаний також виправити запис, зроблений в книзі покупок за цим рахунком-фактурою в звітному періоді, коли була проведена реєстрація рахунку - фактури. Зроблений запис повинна бути підписана безпосередньо керівником організації або його довіреною особою та завірена печаткою із зазначенням точної дати внесення змін.

Реєстрацію виправлених рахунків-фактур проводите виключно в звітному періоді, коли і були отримані виправлені рахунки-фактури. Всі показники рахунки-фактури з внесеними змінами будуть враховані у податковій декларації за поточний звітний період.

Рахунок-фактура є документом бухгалтерського обліку, що засвідчує фактичне надання продавцем товарів, послуг, робіт. Заповнена неправильно рахунок-фактура документом не є і до розгляду не приймається.

Складання рахунки-фактури є обов`язком платника податків. Якщо фірма не сплачує ПДВ, заповнення рахунку-фактури не потрібно. У разі, коли ПДВ нульовий, рахунок-фактура зобов`язана складатися із зазначенням у відповідній графі 0% ПДВ. Термін заповнення рахунку-фактури передбачений протягом 5 днів (за винятком дня відвантаження товару / надання послуг / виконання робіт). Причому заповнюється 2 примірники документа (постачальнику і покупцеві).

До випадків заповнення одного примірника даного документа відносяться: отримання передоплати, часткової оплати, виконання будівельно-монтажних робіт своїми силами, безоплатна передача майна, отримання фінансової допомоги, наявність позитивних сумових різниць.

Рахунок-фактура може бути виписана комбінованим способом - від руки і за допомогою комп`ютера. Суми при заповненні рахунки-фактури найчастіше вказуються в національній валюті, проте допустимим вважається відображення розрахунків в умовних одиницях або іноземній валюті, при цьому в договорі між постачальником і покупцем в обов`язковому порядку відображається курс перерахунку. Реєстрація оформлених документів проводиться з початку поточного року відповідно до хронології.

При заповненні рахунки-фактури від руки слід керуватися Правилами, що регламентують ведення журналів обліку рахунків-фактур, затвердженими Постановою Уряду РФ №914 (2.12.2000 р), а також брати до уваги Постанову Уряду РФ № 451 (26.05.2009 р), яким внесені зміни в Правила. Сучасний варіант створення рахунків-фактур в електронному вигляді пропонують різні версії бухгалтерського програмного забезпечення. Підписується рахунок-фактура директором і головбухом фірми-продавця.