Прийміть наказ про проведення інвентаризації, якщо був виявлений факт недостачі. Вкажіть в даному документі дату проведення, склад комісії та майно, яке підлягає перевірці. Надайте комісії всі прибуткові і витратні документи по даній справі. Визначте залишки цінностей за даними обліку. Зберіть розписки у матеріально-відповідальних осіб.

Визначте фактичну наявність майна, складіть інвентаризаційну опис і слічітельнуювідомість, яка дозволить виявити суму недостачі. Якщо вона відноситься до грошових коштів, то необхідно виконати також ревізію каси і скласти відповідний акт. Залишок готівки звіряється з даними касової книги підприємства.

Відобразіть суму виявлених в ході інвентаризації і ревізії недостач на дебеті рахунку 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей». При цьому в кореспонденції з даним рахунком знаходиться рахунок, який характеризує цінності, за якими виявлено даний факт. Так може використовуватися рахунок 50 «Каса», рахунок 10 «Матеріали», рахунок 01 «Основні засоби», рахунок 41 «Товари» та інше.

Складіть акт недостачі, яка сталася через пересортиці, природного убутку чи технічних втрат. На підставі даних документів суму недостачі необхідно відобразити на кредиті рахунку 94 в кореспонденції з рахунком 20 «Основне виробництво», рахунок 44 «Витрати на продаж» та інше. При цьому для цілей оподаткування дані витрати відносяться до матеріальних витрат підприємства.

Вимагайте від працівника письмове пояснення, якщо недостача сталася внаслідок розкрадання. Якщо співробітник відмовиться надавати пояснення, то складається відповідний акт. Розмір збитку визначається фактичними втратами на підставі ринкових цін. При цьому в обліку суми нестачі відносяться на дебет рахунку 73 «Розрахунки з відшкодування матеріального збитку». Після чого на кредиті рахунку 98 «Доходи майбутніх періодів» відображається різниця між стягуваної суми і балансовою вартістю відсутньої цінності.

Чітке визначення пересортиці в нормативних документах відсутня. Але податківці розуміють його, як одночасний надлишок одного товару і недостачу іншого сорту товарів під одним і тим же найменуванням, наприклад недолік 20 кросівок і їх надлишок.

Пересортиця виявляється під час інвентаризації, відбивається за формою № інв-3. При цьому нестачу одного товару слід записати в одному рядку, а надлишки - в інший.

Рішення про залік недостачі і надлишків приймає керівник фірми на підставі інформації, підготовленої інвентаризаційною комісією. Це можливо в разі, якщо надлишки і недостача товару виникли: - у одного і того ж матеріально відповідальної ліца-- за один і той же звітний період-- по товарах одного найменування і в однакових кількостях.

При скруті з визначенням належності товарів до одного найменуванню скористайтеся Класифікація продукції ОК 005-93. У разі пересортиці обов`язково встановіть працівника, винного в її появі. Він повинен представити в інвентаризаційну комісію пояснення причин появи пересортиці. Саме на нього ви списуєте різницю у вартості товарів - це трапляється, коли вартість товарів, яких перевищує вартість товарів в надлишку.

При відсутності винної особи різницю у вартості товарів розгляньте як наднормативні товарні втрати і спишіть на витрати обігу торгівлі. Подбайте про те, щоб факт відсутності винної особи за пересортицу був підтверджений документально органами державної влади. В іншому випадку, витрати при пересортиці не враховуються.

Зверніть увагу, що в Податковому кодексі поняття пересортиці немає, тому надлишки і недоліки намагайтеся брати до уваги окремо.