Після цього варто скласти точний список усіх, хто підтвердив свою участь і виготовити бейджи. При цьому в обов`язковому порядку потрібно перевірити правильність написання прізвища, імені та по батькові всіх учасників, щоб не псувати настрій всім тим, хто візьме участь в конференції і для того щоб підкреслити своє шанобливе ставлення до кожного учасника.

Далі слід скласти план передбачуваного заходу, в обов`язковому порядку включити в нього з інтервалом в годину-півтора «кава-брейки», під час яких учасники зможуть в невимушеній атмосфері поспілкуватися один з одним і ближче познайомитися. Адже конференція- це майданчик для обміну поглядами і хороший привід для поліпшення вже наявних зв`язків, для освоєння нових висот бізнес - контактів.

Варто врахувати, що більш презентабельно буде виглядати конференція, в ході якої учасникам будуть представлені відео - фільми і презентації, так як наочність сприяє кращому засвоєнню інформації та сприяє більш чіткому фокусуванню бере участь групи на темі обговорення.

Провести конференцію за участю зарубіжних партнерів і гостей більш відповідально, так як потрібно продумати всі тонкощі і узгодити їх з перекладачами, а також встановити відповідне обладнання, яке б спростило розуміння перекладної мови для не носієм мови.

Варто чітко позначити регламент конференції за виступами, коментарям і додаткових питань і прикріпити його в роздаткові матеріали, які будуть у кожного учасника, щоб потім не виникло ніяких ноток непорозуміння або зловживання наданим часом.

Варто заздалегідь перевірити всі медіа - файли і презентації і виділити одну людину, який буде всім виступаючим допомагати презентувати наочні матеріали - це допоможе уникнути суєти під час самої презентації, а також заощадить нервові клітини всім учасникам.

Якщо ви вирішили вперше провести конференцію, вам варто детально все розписати і під кожним пунктом, необхідним для успішного виконання завдання назвати відповідальна особа, тоді буде легше розподілити командні роботи, і кожен буде знати, за що саме він відповідає.

На завершення конференції обов`язково потрібно не тільки усно подякувати всім учасникам, а й розіслати їм подяки за sms-повідомленнями або на адреси електронної пошти.