Створіть організаційний комітет конференції, склад якої визначте за наказом. Призначте голови, який буде здійснювати керівництво і координувати дії членів комітету. Визначте терміни проведення конференції та терміни діяльності створеного комітету. У наказі відобразіть, яким чином буде здійснювати оплата праці співробітників, які є його членами. Розішліть оголошення про проведення конференції та в додатку вкажіть вимоги до доповідей, обсягами тез доповідей і термін їх надання.

Визначтеся з джерелами фінансування, це може бути цільове фінансування з бюджету, залучення спонсорської допомоги та кошти самих учасників конференції.

Розішліть запрошення всім потенційним учасникам конференції і намічену програму проведення. Визначтеся з кількістю учасників і доповідачів, які бажають поділитися своїми науковими розробками і результатами досліджень з колегами. Запитайте учасників, чи потрібно забронювати місця в готелях і замовте бронь.

Домовтеся з друкарнею про опублікування тез доповідей окремою брошурою і, при необхідності, замовте програму заходу, що проводиться, щоб роздати її учасникам, бейджики з їхніми прізвищами, ініціалами і назвою організації.

Відповідно до кількості учасників, визначте, який місткості залу вам буде потрібно, і орендуйте спеціальне приміщення, обладнане для проведення заходів подібного роду. Продумайте, яким обладнанням його треба буде оснастити додатково, перевірте наявність необхідної кількості комп`ютерних розеток, проекційних екранів та ін. Продумайте роботу буфета, в якому учасники засідань зможуть випити чашку кави і перекусити в перервах.

Продумайте програму конференції, при необхідності розбийте її на секції. Передбачте, де можна буде провести засідання таких секцій. Врахуйте в програмі виступу гостей конференції, організаторів і учасників. Замовте канцелярське приладдя для учасників конференції - бейджики, блокноти і ручки є стандартним набором.

Сформуйте пакети документів, рекламних матеріалів і канцелярського приладдя, які будуть вручатися учасникам конференції разом з бейджиками.

Продумайте загальну тему конференції. Вона може бути пов`язана як з однієї наукової дисципліною, так і з дослідженнями в різних областях знань. Якщо конференція для школярів проводиться на базі вищого навчального закладу, то вона є тематичною.

Заздалегідь повідомте про тему, час і місце проведення конференції. Для цього зазвичай використовуються стендові оголошення, розміщення інформації на сайті школи та інформаційні листи для гостей і передбачуваних членів журі.

Підготовкою доповідей і реферативних робіт учнів займаються школярі, які збирають дослідницький матеріал разом з вчителями, визначеними їх науковими керівниками. Ви, як організатор конференції, повинні проконтролювати процес збору тез доповідей для проведення роботи наукових секцій.

Організуйте процес реєстрації учасників науково-практичної конференції з роздачею заздалегідь надрукованою програми, де вказана тема, черговість виступів і прізвище доповідача.

Перед роботою наукових секцій проведіть відкриття конференції з виступом її організаторів, представленням членів журі та запрошених гостей. Для школярів дуже важливо почути напутнє слово і добрі побажання, тому що багато хлопців вперше виступають публічно і тому хвилюються. Важливо створити комфортну атмосферу для учнів, щоб юні дослідники отримали додатковий стимул до розвитку своїх здібностей.

Перед головним етапом науково-практичної конференції - роботою секцій - попередьте голів журі про регламент подання доповідей і, відповідно, про час закінчення роботи. Іноді кількість оцінюваних доповідей, розподілених по різним секціям, сильно різниться. Тому, щоб не змушувати чекати оголошення результатів виступили учнів, протягом роботи слідкуйте за часом проведення цього етапу конференції.

Після закінчення роботи секцій, поки члени журі будуть підводити підсумки і виявляти переможців, запропонуйте юним дослідникам відвідати шкільний музей або запросіть їх на спеціально підготовлену для цього заходу виставку. Можна організувати чаювання в шкільній їдальні.

Останнім етапом проведення конференції є заключне засідання, на якому оголошуються переможці в певних номінаціях, проводиться їх нагородження спеціально підготовленими дипломами. Для того щоб кожен учень був відзначений, підготуйте невеликі сувеніри та вручите їх юним дослідникам в цій урочистій обстановці.