- Офіційно затвердженого єдиного стандарту прошивки документів на сьогоднішній день не існує, однак існують певні вимоги і загальні принципи, що включають правильну нумерацію аркушів документа, а також прошивку пачок документів з подальшим засвідченням підписом та печаткою всій підшивки.
- Для того щоб прошити документи, необхідно зробити в них чотири проколу для приміщення в тверду обкладинку з картону. Проколи робляться з лівого боку на полях документа, що дозволяє зберегти читабельність тексту. Відстань між проколами, як правило, залишає три сантиметри. Іноді замість чотирьох проколів робиться два отвори. Просвердлити отвори в папері можна товстою голкою або спеціальним канцелярським шилом. У процесі підготовки документів до підшивці з них видаляються всі металеві кріплення, такі як скріпки або шпильки.
- Після того, як проколи будуть зроблені, необхідно прошити документи міцною ниткою. Найчастіше для цієї мети використовується капронова нитка, складена для надійності в два рази. Після того, як документи будуть прошиті, прошивну нитку необхідно зав`язати вузлом на звороті останнього аркуша всього пакета документів. При цьому необхідно залишити вільними кінці прошивний нитки, довжина яких повинна складати не менше шести сантиметрів.
- Після цього справа опечатується, а на вузол прошивний нитки наклеюється паперова наклейка (розміром близько 4 * 5 см), на поверхню наклейки наноситься завіряє печатку і підпис. При бажанні можна опечатати вузол сургучною печаткою. Як правило, прошивка документів виконується співробітниками тих відділів, в яких вищезгадані документи зберігаються або використовуються.
Як прошити документи
зазвичай документи прошиваються для зручності їх подальшого архівного зберігання. По суті, прошивка документів є одним з найбільш поширених і простих способів систематизації будь-яких друкованих документів з метою зменшення їх обсягу та упорядкування їх послідовності. Крім того, правильна прошивка документів виключає можливість підміни одного з документів в подальшому. Багато видів діяльності - наприклад, ведення бухгалтерії - мають на увазі наявність документів, які повинні бути захищені як від вилучення, та й від підміни окремих листів.
Статті за темою "Як прошити документи"
Оцініть, будь ласка статтю