Для написання відповіді використовуйте фірмовий бланк. Не забудьте привласнити листа вихідний номер, зареєструвати його у секретаря або в канцелярії, поставити дату.

Адресуйте відповідь тій людині, підпис якого стоїть під листом. Зазвичай вона являє собою посаду і прізвище з ініціалами. Постарайтеся дізнатися його ім`я та по батькові. Зробити це за допомогою інтернету або телефонного дзвінка безпосередньо в організацію, з якої надійшов лист. Зазвичай в нижній частині офіційного листа вказується прізвище виконавця і його телефон. Ця інформація буде корисною при подальшій взаємодії, якщо в ньому виникне необхідність. Однак відповідь повинен бути спрямований на ім`я того, чий підпис стоїть під надійшли до вас зверненням. У «шапці» відповіді досить його ініціалів. А ось лист треба починати з обігу на ім`я по батькові: «Шановний Іване Івановичу!»

На самому початку відповіді вкажіть вихідні дані листи. Зазвичай офіційні звернення містять вихідний номер, дата вказується обов`язково. Загальноприйнята формулювання першої фрази: «У відповідь на Ваш лист (звернення, інформаційний запит, претензію, скаргу - в залежності від ситуації) за № таким-то від такого-то числа вважаємо за необхідне (варіант - можемо) повідомити наступне».

Далі відповідайте на питання, які містяться в листі в тому ж порядку, в якому вони в ньому наведено.

Якщо будь-які вимоги або претензії, що пред`являються до вас особисто або вашої організації автором листа, на ваш погляд, є неправомірними, вкажіть, що вони не можуть бути задоволені за недостатністю майна поясніть причину, пославшись на положення чинного законодавства, яким ті, на вашу думку, суперечать.

Використовуйте в кінці відповіді формулювання «З повагою». Зробити це доведеться, навіть якщо ви вважаєте, що адресат поваги гідний. Однак демонструвати це думка не потрібно. Не забудьте також вказати свої посаду, прізвище та ініціали. Якщо відправляєте відповідь у паперовій версії, поставте під ним свій підпис.

Авторизуйтесь на сайті поштового сервісу і увійдіть в свою поштову скриньку. Виберіть лист, натиснувши на нього один або два рази лівою кнопкою миші.

Серед вкладок над листом знайдіть команду «Відповісти». Часто поруч з нею розташовується її символ - стрілочка вліво (тобто назад). Натисніть на неї.
На новій сторінці з`явиться поле з введеної за замовчуванням поміткою (зазвичай має вигляд "Re: тема отриманого листа"). Можете змінити назву теми на свій розсуд.

Під полем з темою буде інше, з текстом вихідного повідомлення. Як правило, над ним покладається писати власне повідомлення. Якщо текст отриманого листа вам заважає, видаліть його, виділивши і натиснувши кнопку "Delete". Ви можете додати повідомлення.
Якщо хочете прикріпити файл, перейдіть до закінчення поля з відповіддю і клацніть кнопку «Прикріпити файли» (або «Вкласти файли»).

Кнопка швидкого відповіді знаходиться не тільки над повідомленням, але і під ним. Прокрутіть лист до кінця і знайдіть команду «Відповісти». В активованому полі (під отриманим листом) буде текст отриманого повідомлення. Залиште або видаліть його на свій розсуд, Ви можете додати повідомлення. Прикріпити файл ви зможете після натискання команди «Прикріпити файли» під адресою одержувача. Можливість редагувати тему виключена.