Спочатку слід уточнити, що відрядження виплачуються за всі дні, які співробітник був у відрядженні, включаючи вихідні, святкові та дні, проведені в дорозі.

Для того щоб розрахувати відрядження, обчисліть середній денний заробіток працівника за останні 12 календарних місяців. Якщо оплата праці щомісяця різна, то спочатку визначте загальну суму всіх виплат за розрахунковий період, в це число включите і премії, і надбавки. Врахуйте, що будь-яку матеріальну допомогу, а також грошові виплати у вигляді подарунків потрібно відняти від загальної суми.

Порахуйте і фактично відпрацьований кількість днів за 12 місяців. Пам`ятайте, що в це число не входять вихідні та святкові дні. Якщо співробітник з якоїсь причини, навіть якщо вона поважна, не був присутній на робочому місці, то ці дні також виключіть.

Потім суму виплат за 12 місяців розділіть на фактично відпрацьовані дні. Отримане число і буде середнім денним заробітком.

Наприклад, менеджер Іванов відпрацював за період з 01 вересня 2010 по 31 серпня 2011 року. Згідно з виробничим календарем, при п`ятиденному робочому тижні загальна кількість днів за розрахунковий період становить 249 днів. Але Іванов в березні 2011 року брав відпустку за свій рахунок, тривалість якого дорівнює 10 днів. Таким чином, 249 днів - 10 днів = 239 днів. За цей період менеджер заробив 192 тисячі рублів. Щоб обчислити середній денний заробіток потрібно 192 тисячі рублів розділити 239 днів, вийде 803,35 рублів.

Після того, як обчислено середній денний заробіток, визначте кількість днів відрядження. Початок і кінець відрядження - це дата відправлення і прибуття транспортного засобу.

Обчисліть відрядження шляхом множення середнього денного заробітку на кількість днів відрядження. Наприклад, все той же менеджер Іванов був у відрядженні 12 днів. Таким чином, 12 днів * 803,35 рублів = 9640,2 рубля (відрядження).

Визначте, яку суму підприємство повинно видати працівникові для компенсації витрат. Згідно із законом Російської Федерації, роботодавець повинен сплатити працівнику проїзд до місця відрядження, його проживання в готелі або знімання житла на час перебування в іншому місті і країні, а також добові. Конкретна сума добових в законі не обмовляється. Вона повинна бути визначена внутрішніми розпорядженнями керівництва фірми. Суми добових можуть відрізнятися в залежності від місця поїздки або навіть призначатися індивідуально згідно з трудовим договором або наказом про відправку у відрядження. Також організація може окремо оплачувати інші витрати співробітника, наприклад, представництві витрати і подарунки бізнес-партнерам. Цю інформацію можна отримати з наказу про відправку у відрядження.

Розрахуйте суму добових. Вони залежать від кількості днів, які людина проведе у відрядженні. Відлік терміну починається з того моменту, як людина залишає територію населеного пункту, де знаходиться організація. Наприклад, якщо співробітник летить у відрядження 15 вересня на літаку, який вирушає о 23.30, то він повинен почати отримають добові з дня вильоту, тобто з 15 вересня.

Правильно вкажіть інформацію про витрати на відрядження в бухгалтерській документації вашого підприємства. Всі виплати, пов`язані з відрядженням, повинні бути занесені в категорію «Витрати по звичайних видах діяльності». У ряді випадків, наприклад, якщо відрядження пов`язане з придбанням нового обладнання, то всі витрати на неї вносяться графу витрат підприємства, що відносяться до цього виду діяльності.

Самі гроші списуються з рахунку підприємства, позначених як «Основне виробництво», «Виробничі витрати» або «Господарські витрати». При цьому в документах відбивається призначення платежу, «Виплата працівникові на підзвітні відрядження».