Як погоджувати документи
В процесі роботи і підготовки документів важлива роль відводиться їх погодженням, яке може бути внутрішнім, де документи візується відділами самої організації або зовнішнім, пов`язаних з погодженням документів іншими установами. Юридично правильно узгоджений документ дає право на здійснення дій, передбачених законами, нормами і правилами. Документи, які пройшли процедуру узгодження, скріплюються печаткою або штампом.
1
Працюючи співробітником організації, в обов`язки якого входить внутрішнє і зовнішнє узгодження документів, необхідно володіти чіткою інформацією про те, які відділи компанії відповідають за їх візування.
2
Складіть список документів, які необхідно буде погоджувати протягом всього періоду роботи. Чітко визначитеся з відділами, що відповідають за їх візування. Складіть таблицю, в якій будуть вказані види документів, що підлягають обов`язковому погодженню, відділи, відповідальні за проведення цієї роботи, посади, прізвища, імена, по батькові співробітників, їх телефони та адреси електронної пошти.
3
Визначтеся з документом, який необхідно узгодити. Складіть план, вказавши черговість звернення до відділів організації. З`ясуйте терміни виконання роботи, порадившись з кожним співробітником всіх підрозділів компанії, відповідальних за візування документа.
4
Уважно стежте за термінами узгодження документа, швидко реагуйте на будь-які зміни, що вносяться до нього співробітником відділу. Якщо виникають будь-які сумніви щодо внесених в документ правок, обов`язково проконсультуйтеся з фахівцями організації, уточнивши всі нюанси. Це допоможе в подальшому скоротити час узгодження і дозволить юридично грамотно оформити документ.
5
У кожному відділі організації після проходження процедури узгодження на документі ставиться віза. Це може бути штамп відділу або гриф «Погоджено» із зазначенням посади співробітника, його прізвища і підписи. Простежте за тим, щоб кожен працівник, який відповідає за узгодження документа, правильно його завізував. В іншому випадку, він не буде підписаний керівником організації.
6
Останньою ланкою, візує документ, є керівник підприємства. Документ вважається узгодженим юридично грамотно тільки при наявності підписів керівництва, працівників усіх відділів, відбитку печатки або штампа підприємства.
7
При зовнішньому узгодженні документів, що вимагають їх візування різними установами, ознайомтеся зі списком організацій, в які належить звернутися. Дізнайтеся детальну інформацію про відділи, їх співробітників, що займаються узгодженням. Зателефонуйте ними або відправте повідомлення по електронній пошті, уточнивши необхідний перелік документів. Узгодьте час зустрічі.
8
Підготуйте для співробітника установи, що займається зовнішнім узгодженням документів, перелік питань, пов`язаних з термінами візування і процедурою внесення змін. Складіть офіційне заявлення за встановленою формою, вказавши перелік документів, що підлягають узгодженню. Контролюйте терміни візування документів і правильність їх оформлення.
Зверніть увагу
Постанови, акти, а також різні рішення не відносяться до документів, що підлягають узгодженню. Візуванням документів займаються відділи, діяльність яких безпосередньо пов`язана з необхідністю здійснення контролю над виконанням дій юридичного або іншого характеру, відображених в тексті документа.
Корисна порада
Особи, відповідальні за узгодження документів, визначаються відповідальним виконавцем. Найчастіше ними стають посадові працівники, які виконують свої обов`язки відповідно до посадової інструкції.
Статті за темою "Як погоджувати документи"
Оцініть, будь ласка статтю
Ще статті розділу
