При цьому внутрішній реєстрації зазвичай піддаються не тільки вхідні, вихідні документи, а й створювані в самій організації паперу (наприклад, договори з контрагентами). Обов`язки з реєстрації документів часто покладаються на секретаря або діловода, в великих організаціях створюються цілі відділи для оптимізації даного процесу.
В яких формах проходить внутрішня реєстрація документів?
Найбільш поширеною формою внутрішньої реєстрації документів до теперішнього часу залишається журнальна реєстрація. У цьому випадку відомості про документи вносяться в спеціальний журнал, розбитий на кілька граф. Обов`язково вносяться дані про дату надходження, відправки або створення документа, його реєстраційний номер, найменування, фіксується його короткий опис.
Альтернативною формою є карткова реєстрація документів, при якій відомості про кожний документ вносяться в окрему картку, правила заповнення якої заздалегідь затверджуються. Нарешті, найбільш прогресивною формою вважається автоматизована реєстрація документів, при якій мінімізується паперовий документообіг.
Яка форма є найбільш зручною для організації?
Журнальна форма внутрішньої реєстрації документів може ефективно застосовуватися в невеликих організаціях, де за виконання відповідних процедур відповідає один фахівець. Недоліком даної форми є відсутність можливості одночасної роботи декількох співробітників над реєстрацією документів, тому вона не підходить великим компаніям. Крім того, при наявності декількох журналів реєстрації документів (наприклад, в різних підрозділах) нерідко виникає плутанина з їх реєстраційними даними.
Ці недоліки долаються при використанні карткової форми внутрішньої реєстрації, яка дозволяє швидко і ефективно фіксувати відомості про будь-якій кількості документів. Якщо ж метою компанії є мінімізація паперового документообігу, то рекомендується використовувати автоматизовану форму внутрішньої реєстрації, для якої потрібно спеціалізоване програмне забезпечення.
