Підставою для надання відпустки є довідка-виклик з того освітнього закладу, в якому співробітник здобуває освіту. Перш ніж почати оформлення такої відпустки, попросіть працівника написати заяву на ім`я керівника організації. Його зміст може бути таким: «Відповідно до статті 173 Трудового кодексу, прошу надати мені навчальну відпустку з 01 квітня 2012 року по 30 квітня 2012 року для здачі весняної екзаменаційної сесії. Довідку-виклик від 10 квітня 2012 року №1 додаю ». До заяви повинна додаватися довідка, яка складається з двох частин: виклик і підтвердження.

Складіть наказ про надання навчальної відпустки. Для цього використовуйте уніфіковану форму № Т-6. Спочатку внесіть дані про компанію (найменування, код за ЄДРПОУ). Далі вкажіть номер документа і дату його складання.

Далі внесіть інформацію про самому співробітнику (П. І. Б, посаду, табельний номер). Пункт «А» залиште незаповненим, а ось в «Б» вкажіть, що відпустка є навчальним. Проставте дату початку і дату його закінчення. Нижче вкажіть загальну кількість днів відпустки. Підпишіть розпорядчий документ і віддайте на підпис працівникові.

Після цього внесіть відомості до особової картки працівника (форма № Т-2). Для цього в розділі 8 «Відпустка» вкажіть вид відпустки, дату початку і кінця, загальна кількість днів, підстава (наказ).

У табелі обліку робочого часу (форма № Т-12 або № Т-13) навпроти прізвища співробітника проставте позначення навчальної відпустки - «У».

На підставі наказу бухгалтер повинен розрахувати і оформити записку-розрахунок. Саме на підставі цих даних і проводяться виплати.

Напишіть заяву на ім`я керівника компанії. У правому верхньому кутку напишіть звичайну «шапку», в центрі слово «Заява», а далі текст: «Прошу надати мені навчальний відпустку зі збереженням середньої заробітної плати (за свій рахунок) на період з ... по ... для здачі екзаменаційної сесії в (назва навчального закладу).
До заяви додають довідку-виклик ».

Надайте в бухгалтерію довідку-виклик і довідку-підтвердження з відміткою про здачу іспитів і переведення на наступний курс після закінчення відпусткуа.

Роботодавець повинен на підставі заяви видати наказ про надання вам навчального відпусткуа, де ви повинні распісаться.Далее бухгалтерія повинна зробити розрахунок відпусткуних і оформити їх у записку-розрахунок про надання відпусткуа.

Потім дані про навчальний відпусткуе вносять в вашу особисту картку, яка зберігається в бухгалтерії. У цій картці є спеціальний розділ «Відпустка». Також в табелі робочого часу повинні вказати, що ви перебуваєте в навчальному відпусткуе.

якщо відпустку оплачувану, то суму відпусткуних вам повинні виплатити не пізніше, ніж за три дні до початку відпусткуа.