Як вести журнал про реєстрацію наказів

На кожному підприємстві видаються накази, розпорядження. Вони поділяються на такі види: по особовому складу, з основної діяльності, по відпустках. По кожному з них рекомендується вести окремий журнал реєстрації наказів. Спеціальної форми даного документа не існує, тому компанією бланк розробляється самостійно.
Як вести журнал про реєстрацію наказів

Вам знадобиться

  • - документи компанії;
  • - бланк журналу реєстрації наказів;
  • - накази по особовому складу.

Інструкція

1
Розробіть колективний договір по кадровій політиці, включаючи порядок діловодства. Як додаток до локального акту компанії складіть журнал реєстрації наказів. Врахуйте, що різні види розпоряджень фіксуються в окремих журналах, так як у них відрізняється термін зберігання. Наприклад, накази по особовому складу зберігаються 75 років. Далі розглядається порядок заповнення такого журнала.
2
На титульному аркуші журнала по реєстрації наказів напишіть повне найменування документа великими літерами. Потім вкажіть назву організації. Якщо компанія досить велика, для кожної служби бажано вести такий журнал окремо. Вкажіть дату, коли фактично заведений документ.
3
У першій графі вкажіть порядковий номер розпорядження. У другому стовпці напишіть персональні дані, найменування посади особи, відповідальної за ведення журнала. Накази по особовому складу, як правило, реєструє кадровий співробітник, який призначається відповідальним відповідним наказом директора.
4
У третій графі журнала вкажіть номер наказу, присвоєний документу при виданні. Для розпоряджень з особового складу рекомендується ставити літеру ЛЗ, для наказів по основній діяльності - ОД, для відпускних розпорядчих документів - О. В четвертому стовпці напишіть дату складання наказу.


5
У п`ятому стовпці бажано вписати персональні дані, назва посади, відділу співробітника, за яким складено наказ. У шостий графі напишіть зміст розпорядження. Наприклад, прийом на посаду, розірвання договору, переведення на іншу роботу тощо.
6
У сьомий графі ставиться підпис відповідальної особи, а у восьмому стовпці журнала вказується номер папки, яка зберігається в архіві. При зміні відповідального фахівця обов`язково складіть акт передачі документів.

Рада 2: Як позначити накази

Наказ - документ, що має велике практичне значення. У ньому вказується якесь конкретне дію: прийом і звільнення працівника, дисциплінарне стягнення, необхідність впровадження нової технології і багато іншого. Діловод повинен забезпечити зберігання цього виду документів і можливість швидко знайти потрібний. Для цього кожному з наказом присвоюється унікальний ідентифікаційний номер.
Як позначити накази

Вам знадобиться

  • - накази;
  • - журнал обліку;
  • - інструкція з кадрового діловодства;
  • - 2 або 3 швидкозшивачі.

Інструкція

1
Форма реєстрації наказів жорстко не регламентована законодавством. Існує типова інструкція, видана Росархивом 27 листопада 2000 року, де зазначено, що нумерація наказів по особовому складу і основної діяльності повинна вестися окремо в межах календарного року. Якщо ви працюєте в невеликій фірмі, де секретар виконує і роботу діловода - заведіть 3 швидкозшивачі та 3 журналу реєстрації.



2
Складіть інструкцію з діловодства. Вона може складатися всього з декількох пунктів. Вкажіть, які накази повинні зберігатися 5 років, а які - 75. Напишіть, на які масиви діляться накази по вашому підприємству і як ви вирішили їх позначати. Накази з основної діяльності зазвичай нумеруються порядковим номером, а кадрові - номером і буквою. Наприклад, номер може виглядати як «Наказ №2-л / с» або «Наказ №2-к». Для документів з різним терміном зберігання придумайте різні позначення. Наприклад, короткострокові можна позначати як кадрові, а тривалі - як по особовому складу.
3
розділіть накази по кадрам на 2 частини по термінами зберігання. Документи про надання чергового або навчального відпустки, короткостроковій відрядженні, заохочення та дисциплінарні стягнення зберігаються 5 років. Накази про зарахування на роботу, переведення, звільнення, тривалих відрядженнях і тривалих відпустках підшийте в іншу папку. На обкладинках скоросшивателей напишіть назву папки і термін зберігання. Накази з основної діяльності підшийте окремо
4
У великих фірмах накази оформляють різні служби. Документацію по основній діяльності, як правило, веде секретар, а з особового складу - відділ кадрів. Відповідно, у кожного свій швидкозшивач і свої книги обліку. Спеціалісту відділу кадрів досить завести 2 книги і 2 папки, розділивши документи за термінами зберігання. Однак при дуже великому документообіг нерідко кожну папку ділять за видами наказів. Якщо у вас на підприємстві прийнята роздільна система зберігання - все одно нумеруйте накази по порядку в межах загального масиву і реєструйте їх в одному журналі.
5
Накази з основної діяльності можуть стосуватися не тільки всієї фірми, а й окремих підрозділів. Розробіть код для кожного відділу або управління. Це може бути літера або цифра. Не забудьте, що позначення наказів по основній діяльності повинно відрізнятися від того, яке прийнято в кадровому діловодстві вашої фірми. Нумерація і в цьому випадку йде в межах загального масиву "основна діяльність".
Зверніть увагу
Нерідко трапляється, що діловод приходить на підприємство, де до цього ніхто не подбав про порядок, документи переплутані і нумеровались абияк. У нового співробітника виникає бажання у всьому цьому розібратися і перенумерувати то, що вже є. Подумайте, чи варто це робити. Розібрати накази по масивах і за термінами зберігання, безумовно, має сенс. Але міняти позначення кадрових наказів не слід. Номер повинен в точності збігатися з тим, який проставлений у трудовій книжці прийнятого на роботу або звільненого. Це може виявитися дуже важливим в разі будь-якого надзвичайної події. Наприклад, якщо виникне конфліктна ситуація і працівник буде вирішувати трудовий спір у суді. Зрозуміло, номер і дата на самому документі повинні відповідати даним в реєстраційній книзі.

.



Увага, тільки СЬОГОДНІ!


Оцініть, будь ласка статтю
Всього голосів: 131
Увага, тільки СЬОГОДНІ!