Основні правила, яких слід дотримуватися при розмові по телефону, повинні бути єдині для всіх працівників:
- Відповідайте на всі вхідні дзвінки.
- Знімайте телефонну трубку відразу після дзвінка, що не змушуючи клієнта телефонувати до установи годинами.
- Відповідаючи на дзвінок, не забудьте вимовити слова вітання, назвати організацію і представитися.
- Якщо той, хто телефонує абонент не представився, ввічливо з`ясуйте ім`я та по батькові фразою: «Як я можу до вас звертатися?».
- Говорити по телефону потрібно коректно, намагаючись не допускати в розмові фраз: «Що вам потрібно», «Нікого немає», «Нічого не знаю». Це підриває престиж установи і викликає неоднозначне ставлення до працівників, змушуючи сумніватися в їх професійної компетенції.
- Слідкуйте за своєю вимовою, інтонацією і темпом мови, намагаючись, щоб подзвонив чоловік добре розумів вас.
- Якщо під час телефонної розмови включилася друга телефонна лінія, то необхідно вибачитися перед першим абонентом, зняти трубку і повідомити другого абоненту, що ви зайняті. Обов`язково запитайте його про те, чи буде він чекати або ви передзвоніть йому пізніше. Тільки після цього продовжуйте розмову з першим абонентом.
- Якщо подзвонив запитує співробітника, який в даний час відсутня, обов`язково вибачитеся і уточніть час, коли він буде перебувати на робочому місці.
- Уважно вислухайте абонента, намагайтеся не перебивати і не сперечатися з ним. Це найкращий спосіб отримати від співрозмовника необхідну інформацію.
- В кінці розмови подякуйте за зроблений дзвінок.
При веденні телефонних розмов з друзями і близькими існують свої тонкощі. Не забувайте про правила хорошого тону. Перед самим розмовою психологи рекомендують зробити одне-два вступних пропозиції, а вже потім продовжити бесіду. Запитайте одного, чи є у нього вільний час для телефонної розмови. За етикетом розмова повинна припиняти той, хто подзвонив.
Якщо ви будете дотримуватися цих нескладних рекомендацій, то телефонні розмови стануть для вас прекрасним способом для спілкування з багатьма людьми.
