Як відповідати на дзвінки секретарю
Секретар в офісі виконує, в тому числі, і диспетчерські функції. Саме через нього здійснюються первинні контакти і офіційні телефонні взаємозв`язку. Від того, наскільки грамотно і професійно секретар спілкується по телефону, залежить перше враження від вашої компанії, яке отримує людина, що звернулася до вас. Тому, щоб відповідати на дзвінки, секретарю необхідне знання ділового етикету.
1
Завжди контролюйте свої емоції і настрій. Як би вас не було весело або сумно, піднімаючи трубку, ви повинні бути стримані і діловиті. Ваш тон повинен бути рівним, спокійним і доброзичливим. Якщо ви поспішали підійти і захекались, то, перш, ніж вимовити вітання, зробіть пару глибоких зітхань і видихів, щоб дихання нормалізувався.
2
Коли ви приймаєте дзвінок, завжди першою починайте розмову, не чекаючи того, що скажуть вам на іншому кінці трубки. Це повинна бути стандартна фраза - уявлення і вітання. Привітайтеся і назвіть компанію, в яку подзвонив ваш співрозмовник. У тому випадку, якщо він не скористався, вибачившись, запитаєте, з ким ви розмовляєте.
3
Ознайомтеся з тими питаннями і функціями, які виконують підрозділи вашої компанії і вирішують конкретні фахівці, щоб правильно переадресовувати вхідні дзвінки клієнтів і замовників. Переадресовуючи дзвінок, назвіть ім`я і прізвище фахівця, з яким ви пов`язуєте свого телефонного співрозмовника. Тому співробітникові, на кого ви переключили дзвінок, повідомте прізвище того, хто дзвонить і питання, по якому він звернувся. Не слід брати на себе функції консультанта, навіть якщо ви цілком можете це зробити, нехай людина вирішує свої питання з тими фахівцями, які на це уповноважені.
4
Ви можете дати довідкову інформацію, якщо такі питання виникнуть: повне найменування вашої компанії, прізвище, ім`я та по батькові директора, його заступників та керівників підрозділів, адреса офісу. Зробіть і узгодьте з директором окремий список тих осіб, для яких він буде завжди вільний.
5
Обов`язково заведіть журнал реєстрації дзвінків. Записуйте все, що вас просять передати, не сподівайтеся на пам`ять, щоб не забути нічого важливого. Вся інформація повинна бути передана тим, для кого вона була призначена. Уточніть назву компанії або прізвище та ім`я людини, який дзвонить, запишіть номер телефону, за яким можна буде передзвонити, дату і час дзвінка.
Статті за темою "Як відповідати на дзвінки секретарю"
Оцініть, будь ласка статтю