Головне правило - не поспішати, а серйозно і з усією відповідальністю підійти до справи. А також:
- завжди підписуйте документи, що складаються з декількох листів, на кожному аркуші і вимагайте цього від іншої сторони.
- якщо є можливість, перш ніж підписувати документи прошийте їх, поставте в місці прошивки підпис і печатку з обох сторін.
- будьте вимогливі до оформлення документів.
Обов`язкові реквізити при грамотному оформленні документів:
- вказуйте найменування вашої організації-
- не забувайте про наявність найменування документа-
- проставляйте дату документа і вказуйте місцезнаходження організації-
- включайте такий елемент в документ як підпис відповідальної особи-
Правильно підписуємо документи:
- Рекомендується підписувати документи, щоб уникнути «зайвих» непорозумінь ставлячи підпис на документах таку, як ви розписалися в документі, що посвідчує вашу особистість.
- Оформляючи документи, зверніть увагу, щоб такі реквізити, як посада особи, яка підписує даний документ-подпісь- розшифровка особистого підпису в них присутні.
- Оформляючи документ не на бланку своєї організації, посада особи повинна проставлятися в повному вигляді із зазначенням найменування компанії. Якщо документ виготовлений на фірмовому бланку - посаду можна вказати скорочено.
- Якщо документ мають бути підписані кількома посадовими особами різних структурних підрозділів, окремі елементи реквізиту «Підпис» розташовуються в послідовності, що відбиває «щаблі» посад. Якщо у осіб посади знаходяться в одній горизонталі «службової драбини», їх підписи можете розташувати на однаковому рівні.
- Якщо документ підписується комісією, вказуйте краще не посади цих осіб, а їх роль в комісії відповідно до функцій.
- При оформленні протоколу документ підписує голова і секретар, при цьому, посади також не вказуються.
- У разі відсутності керівника організації підпис може поставити особа або його заміщає або виконує його обов`язки.
- З використанням факсиміле слід бути обережними. не допускається використовувати факсиміле при оформленні довіреностей, фінансових, платіжних документів.