Головне правило - не поспішати, а серйозно і з усією відповідальністю підійти до справи. А також:



  1. завжди підписуйте документи, що складаються з декількох листів, на кожному аркуші і вимагайте цього від іншої сторони.

  2. якщо є можливість, перш ніж підписувати документи прошийте їх, поставте в місці прошивки підпис і печатку з обох сторін.

  3. будьте вимогливі до оформлення документів.


Обов`язкові реквізити при грамотному оформленні документів:



  • вказуйте найменування вашої організації-

  • не забувайте про наявність найменування документа-

  • проставляйте дату документа і вказуйте місцезнаходження організації-

  • включайте такий елемент в документ як підпис відповідальної особи-


Правильно підписуємо документи:



  1. Рекомендується підписувати документи, щоб уникнути «зайвих» непорозумінь ставлячи підпис на документах таку, як ви розписалися в документі, що посвідчує вашу особистість.

  2. Оформляючи документи, зверніть увагу, щоб такі реквізити, як посада особи, яка підписує даний документ-подпісь- розшифровка особистого підпису в них присутні.

  3. Оформляючи документ не на бланку своєї організації, посада особи повинна проставлятися в повному вигляді із зазначенням найменування компанії. Якщо документ виготовлений на фірмовому бланку - посаду можна вказати скорочено.

  4. Якщо документ мають бути підписані кількома посадовими особами різних структурних підрозділів, окремі елементи реквізиту «Підпис» розташовуються в послідовності, що відбиває «щаблі» посад. Якщо у осіб посади знаходяться в одній горизонталі «службової драбини», їх підписи можете розташувати на однаковому рівні.

  5. Якщо документ підписується комісією, вказуйте краще не посади цих осіб, а їх роль в комісії відповідно до функцій.

  6. При оформленні протоколу документ підписує голова і секретар, при цьому, посади також не вказуються.

  7. У разі відсутності керівника організації підпис може поставити особа або його заміщає або виконує його обов`язки.

  8. З використанням факсиміле слід бути обережними. не допускається використовувати факсиміле при оформленні довіреностей, фінансових, платіжних документів.