Для цитування частини протоколу в діловодстві використовується така форма документа, яка дозволяє представити завірене рішення з певного питання. При цьому уникаючи необхідності пред`являти повну версію протоколу, оскільки, по суті, він є внутрішнім документом. Виписка з протоколу дає можливість зберегти конфіденційність по іншим даним у ході засідання питань. Уніфікованої форми такого документа не існує. І все ж його слід оформляти відповідно до вимог нормативних актів діловодства.

Інструкція

Почніть оформлення виписки з назви документи "Виписка з протоколу засідання ...". Далі копіюйте вступну частину протоколу, що містить повні реквізити, зазначені в оригіналі. Тут повинна бути вказана дата і місце проведення засідання, кількість присутніх і т.д.

Із загальної порядку денного основного документа процитуйте в виписці конкретний пункт, що стосується обговорюваного питання. В даному випадку обов`язково вкажіть його порядковий номер відповідно до розташування в протоколі засідання.

Оформіть основну частину виписки з протоколу копіюванням фрагмента тексту, в якому розглядається потрібна тема. Тут використовуйте абзаци з розділу "слухали", Обговорення питання і "постановили". Вкажіть посади, прізвища та ініціали осіб, які підписали протокол.

Завірте складений документ. Для цього секретарю або іншому, уповноваженому для таких дій, посадовій особі (відділ кадрів та ін.) Потрібно власноруч написати "вірно", Розписатися, розшифрувати підпис (прізвище, ініціали), вказати займану посаду і поставити дату. Для надання виписки в сторонні організації документ засвідчується печаткою підприємства і підписом керівника.

Рада 2: Як скласти виписку з документа

Виписка містить точну інформацію, зазначену в основному документі. На практиці її оформляють в тому випадку, якщо копіювання неможливо, наприклад, при роботі з конфіденційними документами. Складаючи виписку, потрібно дотримуватися особливих вимог.

Інструкція

Уніфікованої форми виписки з документа не існує, тому при її складанні обов`язково керуйтеся нормативними актами і внутрішніми документами організації. В основному документі виділіть ті фрагменти тексту, які ви хочете побачити у виписці. Якщо ви хочете передрукувати його повністю, виділяти нічого не потрібно. На чистому аркуші в центральній верхній частині документа надрукуйте найменування організації повністю. Трохи нижче вкажіть назву документа, наприклад, «Виписка з наказу № 12 від 01.02.2012 ».

Перепишіть точне формулювання копійованого документа. Наприклад, якщо це наказ, ви повинні переписати констатуючий фрагмент, не забуваючи про слово «Наказую». Якщо ви оформляєте виписку з протоколу, впишіть слово «Вирішили» або «Ухвалили». Якщо ви копіюєте тільки кілька пунктів, обов`язково зберігайте їх нумерацію (навіть якщо будуть з`являтися наскрізні номера). Пам`ятайте, що ви повинні повністю відтворити текст оригіналу, не додаючи будь-яких слів, фраз і навіть не змінюючи закінчення, тобто ви повинні процитувати документ.

Після основного тексту повинна стояти підпис ту людину, яка раніше підписував основний документ. Якщо ви оформляєте виписку з протоколу, то її повинні підписати всі співробітники, чий підпис стоїть на оригіналі документа. Трохи нижче завірте всю інформацію своїм підписом, вкажіть прізвище, ініціали та посада. Не забудьте поставити відбиток печатки організації. Якщо документ необхідний для внутрішнього використання, досить буде поставити штамп для оформлення документів.

Обов`язково завірте документ у секретаря або іншої уповноваженої особи, він повинен написати «Вірно», вказати свої ініціали і поставити підпис. Без цієї формулювання документ буде недійсним.

Зверніть увагу

Зверніть увагу на те, що виписка повинна містити точну копію фрагмента тексту протоколу по цікавить вас, без доповнень і роз`яснень. Тільки в такому випадку документ може бути завірений підписом "вірно" і мати юридичну силу.

Корисна порада

За випискою з протоколу на підприємстві потрібно звертатися до секретаря, оскільки саме він оформляє і завіряє такі документи. У відсутності такого можна просити надати виписку інші служби, відповідальні за оформлення, облік і зберігання ділової документації на підприємстві. В першу чергу це відділ кадрів.

Увага, тільки СЬОГОДНІ!