Перед від`їздом працівника у відрядження на території Російської Федерації відійти йому аванс в рублях, а в закордонне відрядження - у валюті тієї країни, в яку він відряджений.

Після повернення з відрядження перевірте представлений працівником авансовий звіт і документи, що підтверджують витрати у відрядженні, а саме:

- посвідчення про відрядження з відмітками про прибуття та вибуття - затверджений керівником службове завдання;

- рахунок з готелю і касовий чек, що підтверджує фактичну оплату проживання;

- квитки на транспорт, квитанції, що підтверджують оплату послуг з бронювання квитків та використання постільних речей;

- квитанцію про оплату проїзду транспортом загального користування до аеропорту, якщо він знаходиться за межами населеного пункту;

- квитанцію про оплату страхового платежу з обов`язкового страхування пасажирів на транспорті.

Якщо працівник був у закордонному відрядженні, то, крім документів, перелічених вище, перевірте наступні:

- квитанції, що підтверджують витрати з оформлення закордонних паспортів і віз;

- банківські документи, що підтверджують витрати з обміну дорожніх чеків на готівкову іноземну валюту;

- квитанції про оплату консульських і аеродромних зборів;

- квитанції про оплату збору за право в`їзду або транзиту автомобільного транспорту;

- документ про оформлення обов`язкової медичної страховки.

На підставі посвідчення про відрядження прорахуйте кількість днів відрядження (включаючи вихідні та святкові дні, день від`їзду і день повернення) і, знаючи положення колективного договору про розмір добових, прорахуйте суму відшкодування.

Підрахуйте всі витрати згідно з наданими квитанціями і чеками.

Визначте різницю між сумою підтверджених витрат і виданих авансом. Якщо виданий аванс більше цієї суми, то працівник повинен внести в касу різницю, якщо менше - відійти її працівнику з каси.

Якщо у вашій фірмі спочатку передбачається відправлення працівників у відрядження, порядок оформлення документів і відшкодування витрат під час поїздки пропишіть в колективному договорі, іншому локальному нормативному акті організації. Як правило, такий документ називається становищем про відрядження. Обов`язково ознайомте співробітників під розписку з договором. При наявності у фірмі профспілкової організації врахуйте думку її голови, що є виборним органом.

Після повернення працівник зобов`язаний оформити звіт по відрядженню, в тому числі і авансові звіт, на підставі цих документів здійснюються виплати. Причому авансові звіт заповнюється протягом трьох днів з моменту прибуття в компанію. При відправленні в поїздку працівникові бухгалтерією видаються підзвітні гроші. Якщо сума фактично витрачених і виданих раніше коштів фахівця відрізняються між собою, робиться перерахунок. В такому випадку різниця повертається працівником в касу підприємства, якщо вона позитивна, або видається співробітникові при негативному результаті. Причому сума документа АТ-1 затверджується директором. Тільки після цього проводяться виплати, перерахунок (якщо це має місце).

При оформленні авансового звіту на зворотному боці документа фахівцем, який повернувся з відрядження, прописується перелік витрат, вироблених в поїздці. Потім пишеться список документів, які є підтвердженням витрат. Це квитки (авто, авіа, ж / д), чеки на оплату харчування, житла та інших витрат, які узгоджені з роботодавцем. Врахуйте, що добові підтверджувати не потрібно, так як їх розмір, як правило, фіксований. Усе витрати, пов`язані з відрядженням, звільняються від обкладення податком на прибуток. Причому є встановлені суми, в межах яких можна врахувати добові в якості витрат, звільнених від сплати податку.