Як списати грошові кошти

Спочатку слід зауважити, що звіт ви можете видати будь-яку суму. Але врахуйте, що якщо співробітник набуває будь-якої товар у іншої організації, розмір оплати за донного договором не може перевищувати 100000 рублів.

Спочатку складіть наказ про можливість видачі грошових коштів даного співробітника. Також ви можете вказати максимальну суму виданих коштів. Напишіть і період, в який ця особа має витратити видані суми. Наказ складіть в одному екземплярі, підпишіть його і у співробітника, що буде означати його згоду з написаною інформацією.

Для того щоб списати грошові кошти, видані підзвіт, співробітник повинен надати документи, що підтверджують витрати. Але врахуйте, що вони повинні бути і економічно підкріплені. Наприклад, якщо це представницькі витрати, то вони повинні бути обгрунтовані. Для цього складіть письмове обгрунтування, де вкажіть цілі, досягнуті результати, наприклад, переговорів під час обіду, також можете вказати і план заходів, і місце проведення переговорів.

На підставі чеків, рахунків, квитанцій та інших підтвердних документів, складіть авансовий звіт (форма №ОА-1). Крім того, що ви вкажете всі дані підтверджуючих документів в звіті, прикріпіть їх до форми. Врахуйте, що якщо ви докладаєте касовий чек, то необхідно прикріпити і товарний, так як найчастіше в першому не вказується найменування товару.

Перш ніж списувати підзвітні суми, перевірте правильність їх складання, тобто покупки не повинні бути здійснені у вихідні та святкові дні. В іншому випадку, підзвітна особа повинна скласти пояснення в письмовому вигляді.

Товарні чеки, рахунки повинні містити розширену інформацію, наприклад, якщо купувалися канцелярські товари, то вони повинні бути перераховані із зазначенням кількості одиниць продукції.

Авансовий звіт складається в одному екземплярі. Підпишіть його у керівника організації, бухгалтера і у підзвітної особи. На підставі всіх перерахованих вище документів зробіть запис в бухгалтерському обліку:
Д50 «Каса» К71 «Розрахунки з підзвітними особами».