Для внесення в базу 1С рахунки-фактури, виберіть у головному меню пункт «Документи». Якщо вам потрібно відобразити в обліку придбання товарно-матеріальних цінностей або послуг, виберіть у підменю пункт «Управління закупівлями». Далі «Надходження товарів і послуг».

Знайдіть на панелі інструментів зелений кружок з хрестиком. При підведенні до нього курсора спливе позначення дії «додати». При натисканні на цей значок відкриється документ «рахунок-фактура».

У лівому верхньому кутку відкрився документа виберіть «операція». Відкриється список «покупка - в переробку - обладнання - об`єкти будівництва». Виберіть потрібне значення. Пам`ятайте, що кожному значенню відповідає типова проводка.

Виберіть з довідника контрагента. Всі дані контрагента повинні бути внесені в довідник на підготовчому етапі впровадження програми. Якщо контрагент новий, можна з рахунку-фактури перейти в довідник контрагентів і заповнити всі необхідні поля довідника. Після цього поверніться в вихідний документ і продовжите роботу по внесенню рахунки-фактури.

Виберіть договір зі списку договорів контрагента. Якщо з цим контрагентом укладено один договір, поле заповниться при виборі значення контрагента. Заповніть вкладки - «товари» або «послуги». Поставте потрібні позначки в полях «б / у» - бухгалтерський облік, «н / у» - податковий облік та «упр / у» - управлінський облік.

Натисніть в правому нижньому куті «заповнити». Якщо ви заповнили не всі передбачені поля документа, з`явиться повідомлення про помилку. Поруч із позначкою «заповнити» знайдіть значок «ок». Натисніть на "ок" для проведення документа. Перевірте правильність бухгалтерських проводок після проведення рахунки-фактури.

Якщо вам потрібно відобразити в обліку реалізацію товарно-матеріальних цінностей або послуг, виберіть у підменю пункт «Управління продажами». Далі заповніть поля відкрився документа по кроках 2-6. Якщо організація веде продаж товарів йди послуг на регулярній основі, програма передбачає автоматичне створення рахунків-фактур при відвантаженні товару (послуги).

Запустіть програму 1С. Знайдіть в головному меню програми пункт «Документи». У підміню є розділи «Управління закупівлями» і «Управління продажами». У розділі «Управління закупівлями» знаходиться підрозділ «Рахунок-фактура отриманий», в розділі «Управління продажами» - відповідно «Рахунок-фактура виданий». Але заповнювати форми в цих реєстрах вручну не потрібно.

Рахунок-фактура це уніфікований документ, неправильне заповнення будь-якого поля може стати причиною порушення та наступних штрафних санкцій. Тому в програмі 1С передбачено автоматичне заповнення форми при внесенні в базу даних супутніх документів з господарської операції.

Оператор виписує в програмі 1С накладну на відпускається товар і після заповнення всіх полів натискає напис «Заповнити рахунок-фактуру» в нижній частині вікна. В результаті в базі даних формується два документа - накладна на відпуск товару рахунок-фактура виданий.

Бухгалтер або оператор складу вносить накладну на отримані підприємством матеріальні цінності і натисканням на кнопку «Заповнити рахунок-фактуру» забезпечує внесення до підрозділу «Надходження товарів і послуг» накладної, а в підрозділ «Рахунок-фактура отриманий» однойменного документа на отримані товари та матеріали.

При внесенні в програму акту виконаних робіт одночасно формуються два документа по господарської операції, яка описує отримання даної послуги. Акт виконаних робіт заноситься в підрозділ «Надходження товарів і послуг», а рахунок-фактура автоматично заповнюється в підрозділі «Рахунок-фактура отриманий».

Якщо при внесенні документів не вистачає даних для заповнення рахунку-фактури, програма 1С видасть повідомлення про помилку. При проведенні якісної настройки на підготовчому етапі програма формує рахунок-фактуру відповідно до нормативних вимог.