Первинна документація включає документи, які містять вихідні відомості в результаті здійснення будь-якої господарської операції. До них відносять акти, платіжні доручення, виписки з розрахункового рахунку, товарні накладні, бухгалтерські довідки і т.д. Як правило, бухгалтерський облік неможливий без такої документації.

Первинний документ оформляється тим же числом, що і здійснення господарської операції. Наприклад, з розрахункового рахунку списується комісія за розрахунково-касове обслуговування. В цей же день повинна бути оформлена виписка і меморіальний ордер.

Як правило, первинні документи оформляються на уніфікованих формах, розроблених російським законодавством. Але не всі бланки предусмотрени- так, наприклад бухгалтерська довідка складається в довільній формі. Однак при оформленні необхідно вказувати обов`язкову інформацію: найменування та реквізити організації, назва документа, зміст операції, найменування посад, прізвища співробітників, розпис і штамп організації.

Навіщо потрібна первинна документація? Головним чином для того, щоб зафіксувати всі здійснювані господарські операції. Документація буває внутрішня і зовнішня. Внутрішня необхідна для обліку і контролю за всіма рухами, наприклад, основний засіб передається в експлуатацію - складається акт, який є первинним документом. Зовнішня документація необхідна для роботи з постачальниками, покупцями, наприклад, ви виставляєте рахунок на оплату покупцеві.

Також існує первинні документи з обліку та оплати праці, до них відносять: накази про прийом і звільнення, штатний розклад, графік відпусток та інші. Виділяють документацію і по обліку основних засобів-наприклад, акт про прийом ОС, інвентарна картка і інші. Документація, яка оформлюється для обліку касових операцій, містить такі документи, як авансовий звіт, прибутковий і видатковий касовий ордер.

У деяких первинних документах виправлення не допускаються, наприклад, у виписці з розрахункового рахунку або в платіжному дорученні. А ось, наприклад, накладні можуть містити виправлення, але поруч з ними повинна стояти підпис людини, яка внесла коригування, дата і штамп організації.

Рада 2: Які документи є первинними в бухгалтерському обліку

Первинними документами в бухгалтерському обліку є ті, на підставі яких оформлена та чи інша господарська операція в момент її здійснення або відразу після її завершення. Саме на підставі первинної документації відбувається подальший бухгалтерський облік конкретних операцій.

Вам знадобиться

накладна, касовий ордер, акт, довідка, заява, журнал реєстрації, наказ, книга обліку, список, табель, заяву, інвентарна картка, платіжна відомість, особовий рахунок і ін.

Інструкція

Первинні документи є початковим підставою для початку ведення бухгалтерського обліку конкретних операцій і здійснення записів в регістрах обліку. Первинний документ є письмовим свідченням здійснення господарської операції, наприклад, видачі грошей під звіт, оплати товару і т.п.

Форми первинної документації стверджує керівник підприємства, проте всі обов`язкові реквізити, закріплені законодавством, повинні бути присутніми в документі.

Первинні облікові документи складаються на паперовому носії та підкріплюються підписом для ідентифікації осіб, що склали документ. Якщо ж документ складений в електронному вигляді, він повинен бути підписаний електронним підписом.

Форми первинних документів, які містяться в альбомах уніфікованих форм, не є обов`язковими до застосування, крім касових документів, встановлених уповноваженими органами на підставі федеральних законів.

Обов`язкові реквізити первинних документів у бухгалтерському обліку:
- назва документа (накладна, акт, список, наказ тощо);
- дата здійснення операції (складання документа);
- зміст господарської операції у вартісному і натуральному вираженні;
- назва організації, від імені якої складається даний документ;
- дані осіб, які вчинили операцію і відповідальних за правильність оформлення документа (посада, ПІБ, підпис).

Первинні документи в бухгалтерському обліку ділять на документи по:
- обліку та оплати праці: наказ про прийом на роботу, штатний розклад, графік роботи, посвідчення про відрядження, акт про прийом на роботу, розрахункова відомість і т.п.
- обліку основних засобів: акт про прийом-передачу, інвентарна картка, накладна на внутрішнє переміщення, інвентарна книга, акт про списання основного засобу та ін.
- обліку касових операцій: касова книга, авансовий звіт, прибутковий касовий ордер, журнал реєстрації касових документів, видатковий касовий ордер, книга обліку грошових коштів і т.д.
- обліку ремонтних і будівельних робіт: акти про приймання виконаних робіт, призупинення будівництва, здачі в експлуатацію споруди-загальний журнал робіт-журнал виконаних робіт та інші подібні документи.

Зверніть увагу

У разі, якщо за законодавством первинні документи бухгалтерського обліку вилучаються, копії цих документів, виготовлені в законодавчому порядку, включаються замість оригіналів в документи бухгалтерського обліку.

Корисна порада

У типовий бланк, при необхідності, можуть бути включені додаткові графи і рядки, що обумовлюється певними видами господарської діяльності.

Увага, тільки СЬОГОДНІ!