Як організувати переїзд офісу
Буває так, що компанія збільшила штат співробітників і виникла необхідність пошуку нового офісу. При переїзді потрібно перевезти всю офісні меблі, оргтехніку, документи та канцелярське приладдя, зберігши все майно фірми в цілості й схоронності.
1
Якщо ваша організація не дуже велика, зі скромним бюджетом і їй належить офісний переїзд, витрачати гроші на послуги транспортної компанії необов`язково. Такий переїзд цілком можна організувати силами штатних співробітників фірми. Це дозволить кожному працівникові відчути себе важливою частиною дружної команди.
2
В першу чергу потрібно провести невелику ревізію, а потім позбутися від непотрібних і старих речей, які займають зайве місце. Після цього слід створити ініціативну групу і доручити відповідальному співробітнику організацію офісного переїзду. Таких відповідальних може бути кілька людей - по одному на кожен відділ, причому у кожного повинен бути свій обсяг роботи.
3
Підготувавши всю техніку та інше майно, можна починати їх упаковувати. Кожну коробку необхідно підписати або промаркувати, щоб уникнути плутанини в процесі розпакування на новому місці. Слід все упакувати максимально раціонально і компактно. Так, канцелярські предмети і документи потрібно скласти окремо один від одного. Всі важливі папки з документами за кілька днів до переїзду бажано здати на зберігання відповідальній особі, щоб надалі вони не пропали. Всі особисті речі співробітників, які вони принесли на роботу з дому, на час переїзду їм краще забрати назад.
4
Найскладнішим етапом організації офісного переїзду є перевезення меблів. Її можна транспортувати і в розібраному, і в зібраному стані. Однак, щоб її розібрати, краще запросити фахівця. Акуратно і нічого не зламавши, він зможе все правильно розібрати, допоможе скласти і упакувати. Такого фахівця можна знайти майже в будь-який меблевій фірмі. Оплачувати його послуги потрібно за кожну зібрану і розібрану одиницю.
5
Якщо ваша фірма переїжджає часто, меблі краще не розбирати, так як від цього вона досить швидко зламається. У разі, якщо ви хочете перевозити меблі в зібраному стані, її знадобиться максимально полегшити. Для цього слід зняти з шаф все скла і дзеркала, витягнути висувні ящики і полиці. Декоративні елементи потрібно обернути пружним картоном, а рухливі елементи - закріпити скотчем. Крісла та стільці бажано підписати, а ніжки, спинки і ручки меблів - обернути пухирчатою поліетиленом. Громіздкі меблі бажано перевозити в найпершу чергу.
6
Коли майно компанії буде готове до переїзду, слід розділити співробітників на дві групи. Одна стане займатися відправкою, а інша буде зустрічати транспортний засіб, приймати меблі, а потім розставляти її в новому офісі. Після переїзду необхідно прибрати все сміття в старому приміщенні. Щоб спростити всі ці завдання, можна заздалегідь розробити план, який допоможе скоординувати процес і дозволить полегшити роботу кожного співробітника.
7
Для того щоб зберегти сили, нерви і час, ви можете звернутися в спеціалізоване мувінгова агентство, яке спеціалізується на офісних переїздах. Вартість обсягу робіт і послуг, що використовуються транспортні засоби, на яких буде проводитися переїзд - все це відразу обмовляється і фіксується в договорі. Оскільки таке агентство спеціалізоване, його співробітники навчені, а автомобілі обладнані спеціальними кріпленнями і підйомниками, за збереження меблів і техніки можна не турбуватися.
8
Також фахівці мувінгових компаній акуратно занесуть меблі в новий офіс. Ви зможете замовити у них розбирання та складання нестандартної і масивної меблів, відключення і перепідключення офісної техніки. Подібні фірми працюють і у вихідні дні. А значить, ваші співробітники зможуть просто прийти в перший день тижня в новий офіс і відразу приступити до роботи.
Статті за темою "Як організувати переїзд офісу"
Оцініть, будь ласка статтю