Існують певні правила, відповідно до яких створюються нові підрозділи організацій.
Для створення відділу не потрібно міняти статут компанії
Керівнику компанії слід пам`ятати, що формування нового відділу не вимагає внесення будь-яких змін до установчих документів. Створити відділ можна і на основі вже існуючого статуту фірми або підприємства. Крім цього, створення нового структурного підрозділу не тягне його постановки на окремий податковий облік, не передбачає його реєстрацію в інших державних органах. Однак діяльність нового відділу повинна бути відповідним чином регламентована і оформлена в окремому положенні.
Щоб створити відділ, необхідно розробити його положення
Створення нового відділу випереджає написання спеціального положення, яке буде обумовлювати основні цілі його роботи. Складати положення повинні юристи підприємства, ґрунтуючись на чинному законодавстві і відповідних нормативних актах. У положенні слід вказати найменування відділу, функції керівника, структурний підрозділ компанії, в підпорядкуванні якого відділ буде складатися.
Потім юристам компанії необхідно розробити посадову інструкцію для співробітників відділу. Вона повинна містити гранично чіткий і конкретний список обов`язків, які на них покладаються. І посадова інструкція, і положення про новий відділі підписуються керівником підприємства, а також начальником юридичної служби та головним бухгалтером.
Щоб створити відділ, необхідно скласти розклад роботи
Зі змістом посадової інструкції і положення про відділ у обов`язковому порядку повинні бути ознайомлені всього його співробітники. При цьому вони повинні поставити свої розписи в спеціальному журналі.
Щоб створити відділ, залишається скласти розклад роботи для його співробітників. Як правило, цим займаються фахівці з праці або юристи компанії. При складанні розкладу враховується специфіка роботи відділу, побажання його співробітників. Після закінчення розробки розклад потрібно довести до відома працівників. Відразу після цього вони можуть приступати до виконання своїх службових обов`язків.
