По-перше, про порушення права повинна бути складена доповідна записка. У ній необхідно викласти, що саме порушив працівник. Бажано також, в доповідній послатися на ті пункти інструкцій або інших документів, які порушив працівник.
Наприклад, працівник допустив запізнення на роботу, з його вини допущений простій обладнання. Про це повинно бути викладено в доповідній записці з посиланням на порушення Правил внутрішнього трудового розпорядку.
Якщо працівник не виконав роботу, проговорився більшу частину робочого дня з приятелем, потрібно послатися на невиконання конкретних пунктів посадової інструкції.

За фактом допущеного порушення з працівника необхідно витребувати письмове пояснення. На написання пояснювальної записки дається 2 дні.
Якщо після закінчення зазначеного терміну пояснення не буде надано, складається акт «про відмову від дачі пояснення». Акт підписується не менш як трьома працівниками в присутності порушника.

На підставі поданих документів керівником організації приймається рішення про накладення дисциплінарного стягнення у вигляді догани. Воно повинно бути об`єктивним і відповідати тяжкості порушення.
Дане рішення оформляється у вигляді наказу довільної форми. У ньому необхідно детально викласти суть проступку з посиланнями на інструкції і правила, наслідки порушення для організації.
Накази про накладення дисциплінарних стягнень рекомендується зберігати окремо від інших, але не заборонено і в загальнодоступному місці наказів по підприємству.

Винний працівник повинен бути ознайомлений з наказом протягом 3-х днів з дня його реєстрації. У разі відмови від ознайомлення також складається акт.

У тому випадку, коли працівник є членом ПК, можливо, буде потрібна згода профспілкового органу на оголошення йому догани. Дана вимога виключено з Трудового кодексу, але цілком може бути прописано в колективному договорі або Правилах внутрішнього трудового розпорядку.
в місячний строк не включається.

Період, протягом якого може бути прийняте рішення про покарання працівника, становить 1 місяць. Цей термін продовжує хвороба працівника, відпустка і час очікування відповіді профспілкового комітету. Після закінчення 6 місяців працівник покараний бути не може (більш докладно - ст.193 ТК РФ).

Документально зафіксуйте факт проступку, який є дисциплінарним порушенням або невиконанням трудових обов`язків. Він може бути оформлений у вигляді доповідної записки, акту (при відсутності на робочому місці або при відмові виконувати свої трудові обов`язки), рішення комісії (за результатами розслідування фактів, що призвели до заподіяння шкоди або порушення ділової етики, конфіденційності інформації).

Ці документи складаються окремо або в сукупності. Так, наприклад, якщо працівник з невстановленої причини відсутній на робочому місці, про це спочатку складається доповідна записка, потім факт відсутності підтверджується актом. Трудовий кодекс не встановлює обов`язок роботодавця знайомити працівника з даними документами.

Згідно ст.193 ТК РФ від співробітника необхідно отримати письмове пояснення того, що сталося. Дайте йому можливість розповісти, чи є у нього поважні причини дисциплінарного порушення. Форма пояснювальної записки - довільна, в тому випадку, якщо співробітник готовий її надати, то письмову вимогу можна не оформляти. Якщо працівник відмовляється надавати пояснення, то оформіть таку вимогу і вручите йому під розпис. У разі відмови, необхідно скласти акт про це.

Термін надання пояснювальної записки встановлюється в два робочих дня, після дня, в який була подана вимога написати пояснювальну. У разі її неподання в цей термін, оформіть відповідний акт. Разом з документом, що підтверджує запит пояснення у працівника, цей акт є підставою для догани навіть без пояснювальної записки.

Якщо записка представлена, то дії перебіг подій залежить від того, наскільки поважної є причина, зазначена працівником в пояснювальній записці. Якщо вона поважна, на думку роботодавця, то догану не застосовується.

У наказі на догану відобразіть прізвище, ім`я та по батькові працівника, його посада, структурний підрозділ, проступок, скоєний ним і посилання на порушені пункти трудового законодавства або угода. У наказі також відобразіть обставини проступку і ступінь провини, вид накладається дисциплінарного стягнення.

У трудову книжку запис про здобутий догану не вноситься, воно може бути відображено лише в особистій картці, що зберігається у відділі кадрів. При наявності догани, роботодавець має право не виплачувати співробітнику частково або повністю матеріальних заохочень, а при повторному порушенні - звільнити його. Автоматично догану знімається через рік.