Контактна інформаціяЕслі лист пишеться від імені організації, то краще використовувати фірмовий бланк. У будь-якому випадку, в листі-проханні повинні бути вказані: контактна інформація відправника і, якщо лист від імені фірми, то її назва, рід діяльності і реквізити.

Вступна частьНачінать лист зі слова «Прошу» нетактовно. Спочатку слід помістити вступну частину. Там викладається суть справи, мотиви і цілі даного обращенія.Прічіной звернення може стати: якась зацікавленість, неотримання чого-небудь, результати переговорів і т.д. Метою звернення зазвичай є узгодження питань або виконання розпорядження начальства. Підставою для написання листа можуть служити: постанови уряду, усні або письмові домовленості і т.п.

ПросьбаДалее йде суть прохання. Викладаючи її, слід підкреслити ступінь зацікавленості у виконанні.
Ключовим словом має бути похідне від дієслова «просити». Це буде виглядати більш коректно, ніж вимога. Але слів про прохання може і не бути, якщо наприклад, вжито вислів: «Ми сподіваємося, що Ви надасте нам можливість ...» .Ізложіть прохання можна від першої особи однини ( «Прошу ...»), першої особи множини ( «Просимо ...»), третя особа однини ( «Адміністрація просить ...») і третьої особи множини ( «Дирекція і адміністрація просять ...»). У листі-проханні може міститися як одна, так і декілька прохань. Починати викладати наступну прохання краще з таких слів, як «Одночасно прошу», «Також прошу» і т.п.

Звернення, оформлені в письмовій формі, можуть бути індивідуальними і колективними (від імені двох і більше осіб). При оформленні письмового звернення виберіть форму, адекватну суті вашого запиту. Якщо ваша мета - реалізація певних інтересів, прав і свобод людини, захищених законом, вибирайте заяву.

звернення у вигляді скарги оформляється, якщо виникла потреба відновити ті ваші законні права, що порушені діями (бездіяльністю) юридичних і фізичних осіб.

Форму звернення у вигляді пропозиції використовуйте, якщо хочете дати рекомендації щодо поліпшення діяльності тієї чи іншої організації, підприємства, вдосконалення роботи посадових осіб. Мета таких звернень - сприяння вирішенню актуальних питань економічної, соціально-культурної, політичної та інших сфер повсякденного суспільного життя.

Вивчіть Федеральний закон від 02.05.2006 N 59-ФЗ «Про порядок розгляду звернень громадян Російської Федерації», де викладені всі подробиці регулювання цього процесу при роботі з державними органами та органами місцевого самоврядування. Знання документа допоможе вам діяти в правовому полі грамотно і результативно, вбереже від листування-тяганини.

Перед остаточним оформленням звернення перевірте правильність адресування, логіку і послідовність викладу, вірність посилань на нормативні акти, точність написання всіх прізвищ, повноту наявності додатків, якщо такі передбачені вашим листом.

Пам`ятайте, ваше звернення обов`язково має бути зареєстровано тим або іншою посадовою особою. Розглядати і передавати на виконання незареєстровані письмові звернення не можна.

Якщо ви звернулися зі зверненням до секретаріату, на ваше прохання може бути видана розписка про прийом звернення (з датою, зазначенням на кількість прийнятих листів і посиланням на телефон для довідок).

Не забувайте про контроль за розглядом свого звернення. Якщо питання, поставлене в вашому листі (скарзі, заяві, пропозиції), - поза компетенцією організації, куди ця дія спрямована, звернення протягом п`яти днів має бути переправлено за призначенням - з повідомленням про це вас як заявника.

При оформленні звернення зверніть увагу на стиль письма. Він повинен бути діловим: лаконічним, точним і ясним у викладі. Нейтральний тон - норма ділового стіля.Іспользуйте усталені звороти - мовні формули. Вони забезпечать однозначність розуміння тексту. Позбавтеся в листі від невиправданих повторів і непотрібних подробиць. Не зловживайте архаїзмами. Наприклад, не слід писати «вищезазначений», «вишепоіменованних»: правильно - «названий», «зазначений».

При складанні звернення використовуйте конструкції з полузнаменательнимі дієслів і віддієслівних іменників (НЕ посприяти, а надати содействіе- не підтримати, а надати поддержку- не прибрати, а зробити прибирання-не допомогти, а надати допомогу і т.д.).