Зателефонуйте на фірму, в яку ви збираєтеся звернутися. Назвіться секретарю і попросіть уточнити прізвище, ім`я та по батькові керівника, а також те, як правильно називається його посада. Якщо у вас немає точних даних, заодно дізнайтеся повне найменування підприємства, адреса або електронну поштову скриньку.

звичайне лист пишіть відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 і використовуйте для цього бланк вашого підприємства і стандартні аркуші білого паперу. У перший раз краще, звичайно, звернутися до директору компанії зі звичайним листм, а не по електронній пошті, де існує ймовірність того, що ваше повідомлення потрапить в папку «Спам» і не дійде до адресата.

Обов`язково почніть текст листа з обігу «Шановний пане (або пані)» і вкажіть повністю ім`я та по батькові директора. Ніяких скорочень в обігу не допускається - пишіть найменування посади і всі регалії керівника, якщо вони є, повністю.

У темі електронного листа або в спеціальному полі на бланку підприємства напишіть заголовок допису. Він повинен відображати суть вашого послання і бути досить яскравим і привабливим для людини, який зібрався переглядати лист. Для одержувача великої кількості кореспонденції, а директор є саме такою людиною, заголовок або тема повідомлення значно спрощує обробку і сортування. За заголовком про вашому листі можуть згадати пізніше і швидко знайти його.

Основний текст листа почніть зі вступу-компліменту. Це покаже, що ваш вибір адресата зовсім не випадковий, і ви чітко знаєте, кому ви пишете і чим займається дане підприємство. Відгукніться приємно про цю компанію як про солідний і надійному партнері, висловіть надію, що у вас виникнуть довгострокові зв`язки, корисні і вигідні для обох підприємств.

Суть листа викладіть коротко, апелюйте конкретними цифрами і посиланнями. Пам`ятайте, що чим менший об`єм, тим більша ймовірність того, що лист буде дочитаний та кінця. Уникайте зайвих слів, загальних фраз, непотрібних прикметників і слів-паразитів. Не вживайте категоричні висловлювання або слова і фрази, які можуть сприйматися як директива.

Перш за все, необхідно правильно вказувати адресу одержувача. Більш того, одержувачу важливо знати, хто відправив лист, інакше воно може потрапити в кошик для сміття. Зворотна адреса важливий на випадок, якщо лист з якої-небудь причини не буде доставлено адресату.

Ділове лист друкується на комп`ютері, навіть якщо відправник є володарем каліграфічного почерку. дружнє лист пишеться від руки, це привносить якусь близькість в спілкування.

На першій сходинці листи, як правило, в середині розміщується вітання. Воно має в своєму розпорядженні одержувача до відправника. Персональне звернення свідчить про те, що ви розумієте, кому пишіть.

В основній частині міститься інформація, яку адресант намагається донести адресату. У діловому листі, після невеликого вступу, де уточнюється по какому поводу лист, викладається суть справи: вказуються цифри і факти. У дружньому листі, перш ніж розповідати про свої справи, варто поцікавитися про справи співрозмовника: два-три пропозиції, щоб людина зрозуміла, ним цікавляться, його чують і розуміють.

У висновку необхідно попрощатися, бажано застосовувати шаблонні фрази: з повагою, з любов`ю. У діловому листі обов`язково присутній підпис і дата, в дружньому може бути малюнок у вигляді сердечка, поцілунку або плюшевого ведмедика.