Хоча більшість керівників воліють писати резолюції так, як їм це зручно, існує ряд формальних правил, чітко регламентують оформлення документів і, відповідно, написання на них резолюцій. Якщо ви хочете, щоб все діловодство в вашій організації відповідала встановленим стандартам, звертайте увагу і на написання резолюцій, якими б короткими вони не були.

В першу чергу запам`ятайте, що резолюція завжди накладається на будь-який документ, адресований керівнику. Це може бути заява, звернення, лист або службова записка. Якщо ви самі керівник і приймаєте рішення з конкретного питання, воно повинно бути викладено у вигляді резолюції на тому ж бланку, який містить запит.

Прийнявши рішення, формулюйте його максимально коротко, але зрозумілим для виконавця чином. Оскільки будь-яка резолюція - це, по суті, вказівка виконавцю, як вчинити в даній ситуації. Пишіть резолюцію у верхній лівій частині документа, там, де на бланку залишається більше вільного місця.

Коротко виклавши свою вказівку, обов`язково поставте поточну дату і свій підпис. Ці дані необхідні діловода для оформлення відповідного наказу по організації. Наприклад, якщо перед вами лежить заява про звільнення працівника, напишіть «Звільнити з такого-то числа», потім дату і підпис.

Якщо ви адресуєте своє розпорядження не нижчестоящим працівникам взагалі, а конкретного виконавця, обов`язково вкажіть його ім`я та прізвище, а також, які дії він повинен зробити. Наприклад, якщо ви пересилаєте документ в якийсь відділ для розгляду, напишіть: «Начальнику такого-то відділу, ПІБ, для вивчення та прийняття рішення».

Якщо у верхній частині листа недостатньо вільного місця, накладіть резолюцію збоку з лівого боку або внизу тексту. У будь-якому випадку, подбайте, щоб ваше вказівку було легко читаемо, зрозуміло і написано ручкою, а не олівцем, який може легко стертися.

Ознайомтеся з надісланим вам документом і усвідомите, що від вас вимагається. Подумки сформулюйте своє розпорядження, визначивши при цьому конкретного виконавця або групу виконавців, які безпосередньо втілять ваше рішення в життя. Тобто, визначте людини, на якого ви покладаєте відповідальність за вирішення виниклої проблеми. І який або вирішить цю проблему самостійно, або підбере відповідних виконавців для вирішення означеної проблеми.

Виберіть на документі місце, де ви поставите свою резолюцію. Як правило, резолюції пишуться у верхньому правому куті документа. Однак якщо місця там недостатньо, то можна написати резолюцію на будь-якому іншому вільній ділянці лицьового боку документа. Також можна залишити резолюцію на окремому аркуші формату А6 і прикріпити його до документа скріпкою, вказавши при цьому реєстраційний номер і дату документа, до якого відноситься резолюція.

Вкажіть особа, якій адресовано ваше розпорядження в першому рядку резолюції. Вказувати посаду виконавця необов`язково, цілком вистачить прізвища та ініціалів (Наприклад: «Сидорову А.А.»). Врахуйте, що якщо виконавців декілька, то відповідальним за виконання буде визнаний той співробітник, чиє прізвище в списку вказана першою, незалежно від того, поставили ви перед нею позначку «відповідальний за виконання» чи ні.

Вкажіть виконавцю гранично коротко і чітко, що йому треба робити в наказовій формі. Наприклад: «Прийняти до виконання ...», «Розглянути і погодити ...» і т.п. Якщо потрібно вказати терміни виконання вашої резолюції, то їх вказують конкретно і чітко. Не слід писати «два тижні» або «один місяць», вкажіть точну дату виконання вашого розпорядження. Наприклад: «до 25.09.2012.» Це збереже не тільки нерви і час виконавців, а й ваше, так як дозволить уникнути зайвих уточнень і узгоджень.

Поставте під резолюцією свій підпис і дату.