При написанні листа завжди пам`ятайте і враховуйте, до кого саме ви звертаєтеся. Стиль написання листа другові або близькому родичу, природно, може відрізнятися від повідомлення діловому партнерові з пропозицією про можливу співпрацю. У спілкуванні з близькими вам людьми ви можете дозволити собі більшу відкритість і щирість, а й в суто діловому листі можна в повній мірі проявити свої творчі здібності.

Пишіть з оптимізмом. Звертаючись в листі до близьких вам людей, використовуйте теплі слова, які всі ми чомусь соромимося вимовляти в особистій бесіді. Починайте листи так, немов адресат є вашим співрозмовником і знаходиться в кроці від вас. Уявіть собі, що ви просто продовжуєте перерваний ненадовго розмову. «Ось досада, чай вже охолов. А я як раз збирався розповісти тобі про один забавний випадок, що стався на роботі ... »

Ступінь відвертості листа повинна залежати від того, наскільки ви допускаєте її в живому спілкуванні з даними людиною. Дотримуйтесь конфіденційність листування. Чи не намагайтеся писати і відправляти особисті листи, коли видалася вільна хвилинка на роботі. Якщо вас застануть за цим заняттям, може виникнути незручна ситуація. Або будьте готові до того, що вам доведеться прикривати текст рукою.

Якщо раптом вам не спадає на думку, про що б написати обіцяне лист, не тривожтеся!. Відкрийте будь-який журнал або новинний ресурс, і ви обов`язково знайдете підходящу тему. Поділіться з невидимим співрозмовником своїми думками і почуттями щодо будь-якого значимого для вас обох події. нехай лист буде трохи емоційним, тільки знайте міру в вираженні своїх емоцій. Не зловживайте знаками оклику. Якщо ви пишете електронне лист, доречно буває повідомити про свої емоції, вставивши по ходу тексту відповідний символ-посмішку.

Не полінуйтеся вставити в лист пару-трійку жартів, анекдот або жартівливий вірш. Надати листа привабливість і інтимність може запитує вставка, наприклад: «Правда, здорово?», «Непогано придумано, погодься?», «Як тобі такий поворот подій?». Така манера письма створить у співрозмовника відчуття включеності в тему листа і безпосередньої участі в цікавому діалозі.

Якщо ви пишете буденне діловий лист, то прийнятною формою звернення буде «Шановний ...». Це слово є нейтральним, висловлюючи ввічливість, і після нього слід додати ім`я, ім`я та по батькові, слово «колега», «товариш» або «пан». В останніх трьох випадках потрібно додати ще й прізвище людини.

У разі звернення до фізичної особи, ім`я якого вам відомо, слід вживати звернення «Шановний» і додавати прізвище людини, або використовувати звернення «Дорогий» з додаванням імені адресата. Ступінь вашої близькості з людиною, якій адресовано лист, і буде визначати звернення до нього.

Якщо лист адресовано юридичній особі, то ім`я і прізвище можна опустити, і вибрати одне з наступних звернень: «Шановний пане директор», «Шановний пане редакторе» і т.п. До суддів прийнято звертатися «Ваша честь».

Звертаючись до заслуженому діячу мистецтв, науки або посадовій особі, не варто вживати буденне «Шановний», а краще почати лист зі слів «Вельмишановний» або «Вельмишановний», але обов`язково додавши ім`я та по батькові адресата.

Звернення «Громадянин» доречно в листі до людини, як суб`єкту цивільних правових відносин.

Звертаючись до колективного адресату, використовуйте вирази «Шановні панове», «Шановні пані та панове» або «Шановні колеги».