Письмове комерційну пропозицію є невід`ємною частиною повсякденної діяльності будь-якого менеджера або фахівця з продажу. Дані документи, як правило, складаються для тих клієнтів, які вже висловили зацікавленість в придбанні конкретного товару або послуги, захотіли отримати більше інформації про реалізоване продукті. Правильно складене пропозицію допоможе істотно підвищити ефективність комерційної діяльності, тоді як типові помилки при його написанні можуть істотно зменшити кількість потенційних клієнтів і партнерів. Причина такого явища полягає в складності впливу на потенційного покупця, замовника без особистого контакту з ним.

Структура комерційної пропозиції

У структурі комерційної пропозиції слід виділити наступні складові елементи:
1) шапка, логотип компанії - фірмовий бланк, який розміщується у верхній частині кожної сторінки документа-
2) реєстраційні номери та адресна частина - в даному блоці проставляється дата та вихідний номер пропозиції, вказуються його відправник і адресат-
3) звернення і згадка про привід - дана структурна частина передбачає шанобливе звертання до передбачуваних партнерам, нагадування про минулі контактах або переговорах з питань придбання товару, замовлення послуги-
4) короткий опис потреб клієнта (на підставі колишніх контактів з ним), обгрунтування його потреби в придбанні продукту-
5) самі пропозиції, представлені коротко, чітко, в діловому стилі (при необхідності докладних пояснень робляться посилання на додатки) -
6) перелік доданих документів, в яких можуть наводитися докладні роз`яснення, технічні характеристики, расчети-
7) сума витрат клієнта з описом його передбачуваних вигод і термін, протягом якого дійсно пропозицію-
8) короткий опис переваг фірми-продавця і призначення дати наступного контакта-
9) завершальні реквізити - дата і підпис.

Особливості оформлення пропозиції

Враження на клієнта виробляє не тільки змістовна частина пропозиції, а й його оформлення. Рекомендується розбивати текст на короткі і середні абзаци, використовувати вирівнювання по ширині, нумерувати сторінки, якщо їх кількість становить більше однієї. Для написання краще використовувати шрифт стандартного розміру, не зловживати виділеннями, курсивом, оскільки це ускладнює сприйняття. При наявності декількох сторінок в реченні рекомендується рівномірно розподіляти на них текст.