Перш ніж відправити документ-пропозиція, напишіть його. Пам`ятайте, що від грамотного і правильного складання залежить не тільки успіх операції, але і престиж вашої організації.

Зверніть увагу на початок комерційної пропозиції. Текст, який опонент побачить в першу чергу, відіграє вирішальну роль в подальшому. Перша пропозиція має неодмінно зацікавити клієнта, не слід починати документ з «побитих фраз», з похвальною оди на честь себе і т.д.

Щоб зацікавити клієнта, включіть в текст документа такі фрази, як «При розмові з вами, ми помітили ...», «Нам сподобалася ваша ідея ...» і т.д. При описі товару уникайте технічних і не зовсім зрозумілих термінів, які можуть бути незнайомі клієнту.

Обов`язково аргументуйте на користь придбання вашої продукції. Також опишіть детальну схему співпраці. Не вказуйте базисну ціну, краще уточніть, з чого вона складається.

На закінчення комерційної пропозиції уникайте таких фраз, як «Ми допоможемо вирішити ваші проблеми ...», «Ми будемо дуже засмучені, якщо наша пропозиція залишиться без уваги ...» та інших. Дайте потенційному клієнту можливість зв`язатися з вами і уточнити будь-яку інформацію, для цього напишіть «Якщо у вас з`явилися які-небудь питання і пропозиції, ми готові відповісти і вислухати їх ...».

Комерційна пропозиція складено, тепер надішліть його. Якщо у вас є можливість, надайте клієнту його особисто, так ви покажете свою повагу на адресу нього. Якщо ж можливості немає - надішліть документ по електронній пошті.

Не пишіть в темі електронного листа «Комерційна пропозиція», так як у опонента не виникне бажання його прочитати (він може подумати, що це черговий спам).

Надішліть комерційну пропозицію в тілі листа, так як відкривати файл клієнт не стане через страх «зловити» вірус. оформіть текст різними способами виділення: курсивом, дужками, абзацами і т.д. Також можете виділити важливу інформацію іншим кольором, тим самим роблячи акцент.

Щоб клієнт «напевно» прочитав документ, зателефонуйте йому перед відправкою.

Не пишіть на самому початку фразу «комерційну пропозицію». Від цього ваш лист програє. Придумайте цікавий заголовок, натякає на можливість вирішення відомої проблеми вашого адресата. Саме він «продасть» йде нижче текст.

Починайте без довгих вступів, що описують ситуацію на ринку, в галузі, у вашій сфері діяльності. Ваша мета - продати не ринок і не вашу нішу, а власні послуги.

Пишіть простою мовою. Не використовуйте вузькоспеціалізовану термінологію. Клієнту, який отримав вашу пропозицію, зовсім не обов`язково знати, як називаються всі технічні процедури, які ваша компанія, до того ж, бере на себе.

Пишіть на мові вигод для споживача. Надлишок особових займенників і «яковиканіе» виглядають як марні спроби підняти власний статус. Однак чим більше важливості, тим нижче буде продаж. Споживачеві цікаво, що він може від вас отримати.

Намагайтеся виділятися і відбудовуватися від конкурентів, які пишуть шаблонні пропозиції. Виділіть те, на чому ви спеціалізуєтесь і чим відрізняєтесь від інших подібних компаній. І переформулюйте це на користь.

Оптимальний розмір комерційної пропозиції - одна сторінка формату А4. Дотримуйтеся його і використовуйте форматування в тексті. Суцільні «простирадла» сприймаються дуже погано. Форматування ж допоможе вам розділити текст на логічні фрагменти, зручні для читання. Розмір кожного абзацу - не більше 5-6 рядків.

Використовуйте правильний фірмовий бланк. Бланк - це елемент іміджу. Однак це не договір. Тому видаліть з нього всі реквізити, банківські рахунки, ІПН і ОГРН, що не несуть ніякого смислового навантаження.

Наприкінці використовуйте заклик до дії і обмеження пропозиції, наприклад, за часом: «Зателефонуйте нам прямо зараз! При оформленні замовлення ви отримаєте знижку ХХ%. Пропозиція діє рівно 6 днів ».