Як здати документи в архів
Підготовка і здача справ в архів - Невід`ємна частина документообігу. Їх оформлення починається в організації з моменту закладу документів, а закінчується передачею в архів після закінчення календарного року або термінів зберігання. У деяких випадках справи зберігаються довше одного року. До них відносяться, наприклад, документи, стосуються кадрового обліку.
1
Щоб процедура здачі справ в архів не зайняла багато часу, слід дотримуватися правил їх оформлення під час поточного документообігу. При передачі справ в архів на постійне або тимчасове зберігання потрібно зброшурувати документи, пронумерувати аркуші, оформити завершительную напис, якщо це передбачено робочими інструкціями, а також скласти внутрішній опис.
2
При цьому на титульному аркуші здається в архів справи вказується найменування організації або підприємства, індекс відповідно до номенклатури справ, зазначається дата відкриття і закриття справи, а також термін зберігання.
3
Документи, що підлягають здачі в архів, підшиваються в окрему папку з твердою обкладинкою. Якщо документ має особливу цінність, його, як правило, не прошивають, а вкладають у файл або конверт і докладають до справи. В кінці прошитого і пронумерованого справи міститься засвідчувальний аркуш, а на початку - внутрішній опис. При цьому товщина справи не повинна перевищувати 40 мм, а кількість аркушів не повинно бути більше 250.
4
На справи, які зберігаються в архіве постійно, а також тимчасово, але не менше 10 років, складається опис для передачі справ у архів. При цьому на документи, які мають відношення до кадрового обліку, складається окремий опис. У неї вносяться найменування справ, кожному з яких присвоюється порядковий номер, а також вказується номенклатурний шифр. Описи робляться в двох примірниках, якщо справи залишаються в архіве організації. Якщо справи підлягають передачі до державного архів, примірників має бути чотири.
5
Справи, які підлягають зберіганню після їх завершення менше 10 років, можуть здаватися в архів на розсуд керівництва організації. Необхідність здачі справ буде залежати від завантаженості архіва, частоти звернення до старих документів і т.д.
Статті за темою "Як здати документи в архів"
Оцініть, будь ласка статтю