Підготовка до ділових переговорів: що потрібно знати і зробити заздалегідь
Підготовка до важливої зустрічі займає у досвідченого менеджера чи не більше часу, ніж самі переговори. Щоб правильно вести бесіду і зацікавити потенційних партнерів і клієнтів, потрібно не тільки добре знати, чим займається власна фірма. Дуже важливо вивчити і компанію партнера або клієнта. Потрібно з`ясувати, чим займається підприємство, який продукт виробляє, скільки має брендів. У діловій розмові все це дуже важливо.
Перед важливими переговорами необхідно підготувати брендбук - невеликий буклет, барвисто оповідає про все, чим займається організація. Там не повинно бути багато тексту - тільки найнеобхідніша інформація. Краще додати побільше картинок - фотографій виробленого продукту, графіків зростання прибутку і т.д. Буклет потрібен для наочності, а основний обсяг інформації краще озвучити на словах.
Крім брендбуку можна показати співрозмовникам короткий фільм про компанію і запропонувати презентацію, в якій будуть представлені основні плюси співпраці. Після переговорів всі матеріали краще передати партнерам або клієнтам в електронному вигляді, щоб вони могли ще раз ознайомитися з ними у себе в офісі і більш грамотно представити керівництву предмет переговорів.
Проведення переговорів: до чого бути готовим
Якщо підготовка до ділової зустрічі була проведена правильно і в потрібному обсязі, несподіванок на переговорах, швидше за все, не виникне. Однак варто підготуватися до того, що потенційні клієнти і партнери будуть задавати не зовсім зручні питання. Наприклад, з приводу співпраці з іншими компаніями спільного з ними профілю. В цьому випадку краще обмежитися загальними фразами. Ділова інформація, розказана про конкурентів, може зашкодити не тільки їх бізнесу, але і рідної компанії. Втратити клієнтів і партнерів з-за надмірної балакучості дуже легко.
Якщо ділова зустріч проходить на території компанії, першої представляється приймаюча сторона. Потім - що приїхали на переговори гості. Після це варто запропонувати чай або каву, роздати заздалегідь підготовлені матеріали і приступати до обговорення предмета зустрічі. Перший етап - знайомство з компанією, її послугами і продуктами - не потрібно затягувати. 10-15 хвилин достатньо. Після цього, якщо у гостей немає питань, можна переходити безпосередньо до інформації про можливі варіанти співпраці.
Якщо переговори затягнулися, через годину-півтори краще зробити перерву. Запропонувати співрозмовникам напої і легкі закуски. Через 10-15 хвилин можна продовжувати переговори.
Якщо стає зрозуміло, що гості поки не надто зацікавлені у співпраці, попросіть їх розповісти, яким би вони бачили ідеальне партнерство. Після цього постарайтеся уявити компанію саме в тому світі, який найбільш вигідний для співрозмовників. Діалог - важлива складова успішних переговорів. Партнери та клієнти не повинні відчувати, що все вже вирішено. Їм потрібно показати, що їхня думка вкрай важливо і дуже значимо для успішної співпраці.
Якщо переговори затягуються, але так ні до чого не приводять, призначте ще одну зустріч через тиждень-півтора. Швидше за все, співрозмовники не мають право приймати самостійне рішення, їм потрібно порадитися з керівництвом. А наступного разу спробуйте домогтися того, щоб на переговори приїжджали не тільки менеджери, а й керівний співробітник, який має право сказати остаточне «так» або «ні».
аналіз переговорів
Під час переговорів в блокноті потрібно позначати, які тези викликали найбільш яскраву реакцію співрозмовників - як позитивну, так і негативну. Це допоможе проаналізувати, на чому зробити акцент під час наступної зустрічі, і як далі будувати співпрацю з максимальною вигодою для обох компаній. Таким чином можна зекономити дорогоцінний час, не пропонуючи клієнтові і партнерові абсолютно нецікаву для них діяльність і акцентуючи їх увагу на те, що обсяги продуктивного співробітництва можуть бути збільшені і принести безсумнівну користь.
