Як організувати семінар

Програма семінару визначається його метою. Якщо ви хочете уявити, наприклад, нове програмне забезпечення, доцільно передбачити кілька доповідей. В одному позначити актуальність проблеми, в іншому - представити сам продукт, і в завершенні розповісти про досвід його впровадження. Після доповідей, особливо якщо вони інформаційно насичені, необхідно залишити час для запитань, а також організувати для учасників кава-брейк.

«Як човен назвете, так вона і попливе» - говорить народна мудрість. Повною мірою це відноситься і до теми заходу. Вона повинна бути не тільки актуальною, але й грамотно сформульованої, узгоджувати з темою семінару. Тема може бути задана в питальній формі, наприклад «Як організувати бюджетування?» Або мати в кінці знак оклику - «Знайомтеся: інтернет-трейдинг!» Головне, вона повинна зацікавлювати і добре запам`ятовуватися.

Перед тим, як визначити дату проведення семінару, з`ясуйте, чи не збігається вона з іншими важливими заходами. Не варто призначати захід перед святами, вихідними, а також під час масових відпусток - є ризик втратити значну частину аудиторії.

Місце проведення семінару вибирайте легко доступне, бажано розташоване в центрі міста. Орендуйте приміщення в бізнес-центрі, готелі, кінотеатрі. Невелике захід може пройти і в вашому офісі при наявності відповідних технічних можливостей.

Доручіть складання списку потенційних учасників відділу продажів. Їм має бути відомо, які компанії або фізичні особи можуть зацікавитися цією темою. Якщо «напрацьованої» бази ще немає, можна замовити її в інформаційному агентстві. При визначенні кількості запрошених враховуйте той факт, що з 100 запрошених висловлять бажання прийти близько 20, а відвідають семінар в кращому випадку 10 учасників. Тому закладайте необхідний «запас».

Це, мабуть, найважливіший етап організації заходу, так як від нього залежить кількість учасників. Підготуйте прес-реліз, графічні макети, розробіть текст запрошення. Фахівці рекомендують проводити рекламну кампанію по декількох каналах: телемаркетинг, реклама в ЗМІ, розміщення інформації на корпоративному сайті. Якщо сайт вашої компанії добре відомий, помістіть на ньому реєстраційну форму.

Позначте термін, до яких фахівці повинні підготувати доповіді. Доцільно встановити цю дату заздалегідь, щоб мати можливість внести коригування. Доповіді повинні бути витримані в єдиній корпоративному стилі, нести важливу і цікаву інформацію. Слухачам буде зручніше сприймати інформацію, якщо короткі тези доповідей винести на окремий лист.

Як правило, роздатковий матеріал включає в себе блокнот, ручку, рекламно-інформаційні буклети, зразки продукції. Запасіться візитними картками для доповідачів і менеджерів, з якими учасники будуть спілкуватися в ході заходу. Для отримання зворотного зв`язку підготуйте анкети учасників семінару.

За два дні до дати проведення семінару складіть списки учасників. Доручіть секретарю підготувати роздатковий матеріал, бейджи для учасників і доповідачів. Проведіть «генеральну репетицію»: ще раз прослухайте доповіді, упевніться в працездатності всього обладнання. Пам`ятайте: основна частина роботи вже позаду, і вона обов`язково принесе свої плоди.