Особиста справа працівника являє собою папку з усіма необхідними документами (заява про прийом на роботу, анкета або особовий листок з обліку кадрів, автобіографія або резюме, копія наказу про зарахування на роботу, накази про заохочення і стягнення і т.д.). Тому для його складання зніміть всі необхідні копії і візьміть у співробітника оригінали.

Обкладинка особової справи повинна складатися за формою, встановленою ГОСТом 17914-72. Правда в даний час (особливо, в комерційних організаціях) це дотримується не завжди. Але щоб уникнути непорозумінь і проблем з контролюючими інстанціями, необхідно стежити, щоб на обкладинці особової справи містився необхідний мінімум інформації.

У верхній правій частині обкладинки вкажіть порядковий номер справи (зазвичай - табельний номер). Саме під цим номером особиста справа реєструється в «Книзі (журналі) обліку особистих справ». У цій книзі повинна міститися наступна інформація: порядковий номер, прізвище, ім`я, по батькові працівника, а також дата постановки справи на облік і дата зняття справи з обліку.

У деяких організаціях, крім порядкового (табельної) номера справи в правому верхньому кутку обкладинки ще заповнюють графи: «Фонд № ____» і «Опис № ____».

У середній частині обкладинки напишіть повне найменування організації. Наприклад, «Товариство з обмеженою відповідальністю« Схід ». Під ним скорочена назва організації: «ТОВ« Схід », а ще нижче - найменування структурного підрозділу, де трудиться працівник. Наприклад: «відділ постачання». Під цими даними вказується: «Особиста справа № ...» - відповідно до табельною номером, згаданим у верхній правій частині. Відразу слідом за цим напишіть прізвище, ім`я та по батькові співробітника в називному відмінку.

У правому нижньому кутку обкладинки особової справи повинні бути такі записи:
- "Дата початку";
- "Дата закінчення";
- «На _____ аркушах»;
- «Зберігати _______».

Стаття 85 Трудового кодексу Російської Федерації визначає поняття "персональні дані працівника". І згідно з цим положенням, необхідно заповнювати на кожного працівника оформляти особиста справа. Заводите його відразу ж після видання наказу про зарахування людини на посаду. Основна вимога до оформлення цього документа - заповнення в хронологічному порядку. Тобто всі папери повинні бути підшиті в міру надходження.

Список документів, які обов`язково повинні бути присутніми в кожному особовій справі визначено в 5 пункті Указу Президента РФ від 01.06.1998 за №640. У нього входять: внутрішній опис документів, анкета працівника, резюме, копії документів про освіту і посвідчення особи, довідки, які підтверджують зміни різних персональних даних людини (це можуть бути копії свідоцтва про шлюб, отримання ІПН, страхового свідоцтва, про народження дітей та інші ) і трудовий контракт. В обов`язковому порядку в особовій справі повинні знаходиться копії всіх наказів, що стосуються різних призначень, заохочень, відряджень, відпусток, даних атестацій, характеристик і т.д. І, звичайно ж, в кожному особовій справі повинен знаходитися план кар`єрного росту людини. Якщо потрібно до якого-небудь з цих документів уточнення, то воно відзначається в додатковому рядку "Примітка".

При отриманні будь-якого виду документів із серії тих, що будуть підшиті до особової справи, складається опис. Вона допомагає вести більш впорядкований облік відомостей про працівника. Її обов`язково повинен підписати упорядник, вказуючи при цьому свою посаду, розшифровуючи свій підпис і проставляючи дату. При закритті особової справи підшивається заява працівника про звільнення або документи, які обґрунтовують необхідність звільнення, копія наказу.