Як написати особиста справа

Роздрукуйте і видайте співробітнику, прийнятому на роботу, бланки особистого листка по обліку кадрів і автобіографії, попросіть співробітника заповнити їх від руки. Нехай співробітник проставить в заповнених документах свій підпис і дату заповнення. Приклейте фотографію співробітника на першу сторінку особистого листка по обліку кадрів.

Візьміть звичайний швидкозшивач, роздрукуйте і приклейте на нього титульний лист-обкладинку особової справи. Зробіть копії паспорта (сторінок з фотографією, з пропискою, з відмітками про сімейний стан), документів про освіту співробітника, помістіть їх до особової справи. Прикріпіть туди також характеристики, рекомендації, резюме співробітника, заяву про прийом на роботу. Якщо в організації трудові договори і кадрові накази зберігаються окремо, то зробіть і помістіть в особову справу їх копії.

Підшийте також до особової справи екземпляр посадової інструкції та інші документи, що стосуються оформлення прийому на роботу співробітника. Не забудьте прикріпити автобіографію і особистий листок з обліку кадрів (зазвичай його поміщають в початок особової справи). Пронумеруйте всі аркуші особової справи, починаючи з копії паспорта та документів про освіту. Зробіть внутрішню опис документів, що зберігаються в особовій справі та помістіть її в початок особової справи.

Доповніть особиста справа співробітника в процесі його роботи копіями різних документів про підвищення кваліфікації (копіями дипломів, свідоцтв, сертифікатів тощо), документами, що підтверджують переклади (заявами, додатковими угодами до трудового договору, копіями або другими екземплярами наказів тощо .), наказами про накладення стягнень або про заохочення та іншими документами.

Завершіть особиста справа при звільненні працівника з організації документами про звільнення: заявою про звільнення, угодою сторін, копією або другим примірником наказу про звільнення та іншими документами.

Підготуйте особиста справа звільненого співробітника до передачі в архів. Для цього розташуйте документи за хронологією дат в наступному порядку:
- Особовий листок з обліку кадрів та автобіографія;
- Копія паспорта та документів про освіту;
- Документи про прийом на роботу;
- Документи, які оформляються кадровою службою протягом трудової діяльності співробітника;
- Документи про звільнення (завершують особиста справа).
Пронумеруйте листи особової справи, переоформлюєте його внутрішній опис, здайте документ в архів.

У процесі діловодства документи особової справи розташовуються усередині нього в зворотній часовій хронології, тобто на початку справи виявляються розміщеними документи про увольненіі- за ними - документи про перекладах співробітника, накази про заохочення і стягнення і пр.- за ними - документи про прийом на роботу і копії документів про освіту тощо