Як систематизувати роботу
Безладність, непослідовність або алогічна послідовність, несоотнесенность дій між співробітниками і підрозділами - головна причина низької продуктивності в будь-якій галузі. Систематизація - це якраз набір дій, покликаний впорядкувати роботу, прискорити процеси. Це послідовні кроки, які дозволять і полегшити роботу, і домогтися більш виражених успіхів. І це не такі вже складні кроки.
1
Аналізуйте наявні у вас напрацювання, завдання, що виконуються дії. Затроньте весь робочий процес: яка частота виконання тих чи інших дій, яка необхідність їх виконання, скільки часу йде на виконання. Проводьте постійний моніторинг робочого процесу, відстежуючи відбувається і вишукуючи слабкі або неефективні місця.
2
Об`єднуйте схожі дії в групи, виділяйте для них особливий час. Можна визначати оптимальність виконання в часі деяких дій. Наприклад, якийсь менеджер, систематизуючи свою роботу, виявив, що обдзвонювати його клієнтів з самого початку робочого дня було мало ефективно, він рідше заставав їх на робочих місцях. Результативність підвищувалася, якщо він робив дзвінки в період з 10 до 12 години ранку. Аналізуйте свою ефективність.
3
Виявляйте і ранжируйте за важливістю / пріоритетності завдання, дії в роботі. Для цього застосовується, наприклад, аналіз пріоритетів по Ейзенхауера. Розподіляйте справи в часі, ставлячи першочергові завдання на час максимальної працездатності і на перший план. Займіться плануванням: складайте режим дня, розклад тижні, календарні плани. Таким чином, ви надаєте процесу праці структуру. Але одного планування мало, обов`язково реалізуйте свої плани.
4
Створюйте документи, що регламентують працю, враховуйте при цьому взаємозв`язку з зовнішнім середовищем, між підрозділами, якщо ви систематизуєте роботу організації. Колектив повинен виконувати роботу строго за інструкціями, тоді буде менше самостійних тлумачень своєї роботи. Встановлюйте терміни проведення роботи і укладайтеся в них, контролюйте їх, призначайте відповідальних за їх виконання.
5
Використовуйте у праці шаблони, схеми. Розробляйте їх самостійно, зберігайте знайдені. Упорядкуйте документацію, створюючи каталоги, дозволяють витрачати менше часу на пошуки документів. Використовуйте всі, що дозволяє полегшити і оптимізувати роботу: сховища, закладки, послідовності дій, заготовки розсилок і т.п.
Статті за темою "Як систематизувати роботу"
Оцініть, будь ласка статтю
Ще статті розділу