Заповніть договір на вказівку транспортних послуг. У ньому обов`язково вкажіть свої реквізити, обов`язки сторін, умови проведення транспортних послуг і порядок оплати, а також додаткові умови і можливі зміни.

Роздрукуйте транспортну залізничну накладну, яка складається з чотирьох аркушів. Сюди входить дорожня відомість у двох примірниках, оригінал залізничної накладної, корінець дорожньої відомості та квитанція про приймання вантажу.

Не допускайте помилок і виправлень при заповненні документів. Якщо будуть змінені будь-які відомості про стан вантажу, заповнюється новий бланк документа. Зміни, які вносить в документ перевізник, завіряються підписом та штампом перевізника. Оформіть електронну транспортну накладну, якщо її наявність передбачена обома сторонами згідно з договором.

Видайте оригінал залізничної накладної вантажоодержувачу. Квитанція видається під розпис у відповідній графі корінця дорожньої відомості. Якщо існує договір, згідно з яким може здійснюватися електронний обмін документами, вантажовідправнику видається квитанція про прийом вантажу в електронному варіанті, підписана цифровим підписом перевізника. Електронний корінець відомості служить підтвердженням отримання квитанції про прийом вантажу, він повинен залишатися на станції.

Простежте за оформленням документації. Не можна оформляти єдину залізничну накладну на вантаж, які за своїми характеристиками не можуть транспортуватися в одному вагоні або на багаж, який вимагає дотримання різних гігієнічних стандартів. При перевезенні швидкопсувних вантажів, документи на транспортування заповнюються на кожен вагон.

Перевірте справжність маси вантажів та інших відомостей, зазначених вантажовідправником в накладних. Якщо все вказано вірно, сміливо можете відправляти вагон в шлях.

Визначте вид вантажу. Якщо вантаж боїться вологи, його потрібно буде перевозити в критому вагоні з високими міцними стінами і дахом. Так перевозять, наприклад, зерно і вироби легкої промисловості. Якщо вам потрібно перевезти будівельні матеріали, ліс або руду, вибирайте для транспортування платформи, які мають зручні відкидні невисокі борти. Крім того, для такого перевезення підійдуть напіввагони, борти яких вище, а в підлозі є люки, через які зручно висипати вантаж назовні. Рідкий вантаж слід перевозити в вагоні-цистерні, який представляє собою циліндричну ємність, виготовлену з металу і покладену на колеса. Швидкопсувні продукти харчування перевозять в спеціальних вагонах. У них підтримується і регулюється необхідна температура, тому вони називаються вагонами з машинним охолодженням.

Розрахуйте вага вантажу. Якщо його маса не дозволяє розмістити його ні в полувагоне, ні на платформі, його потрібно буде перевозити в транспортерах, які мають потужні металоконструкції і витримують навантаження до 500 тонн. Якщо вага вантажу не перевищує 70 тонн, його можна перевозити звичайним способом. Якщо вантаж можна розділити на кілька частин, порахуйте заздалегідь, скільки вагонів вам потрібно замовити.

Виберіть компанію, яка буде займатися перевезенням. Вона повинна бути надійною. Ті фактори, що в певній фірмі додатково надаються такі послуги, як навантаження, транспортування до вагона, будуть свідчити на її користь. Якщо таких послуг немає, продумайте спосіб транспортування вантажу до вагона і визначте, хто буде завантажувати вантаж в вагон. Крім того, домовтеся з приймаючою стороною про розвантаження та транспортування.

Оформіть ваш вантаж. Надайте дані про відправника та одержувача, початкової і кінцевої станції шляху. Опишіть вантаж: що перевозиться, в якому обсязі, скільки місць, вагонів займає. Простежте, щоб вам надали інформацію про дату і час прибуття вантажу, номер вагона і поїзда, в якому він поїде. Складіть акт прийому-передачі вантажу і оплатіть його перевезення.