Супровідний лист
До переданим офіційним документам практично завжди додається супровідний лист. У ньому вказуються реквізити відправника, адресат, опис документів, що відправляються і матеріалів. Бажано також зазначити з якої кількості аркушів складається направляється документ. Супровідний лист оформляється у вигляді окремого документа на двох аркушах, один з яких залишається у відправника. В організаціях на супровідних листах проставляється вихідний номер і дата. Дані заходи необхідні для того, щоб всі документи в повній цілості були отримані адресатом. Також це є в певній мірі страховкою відправника.
Супровідні документи при перевезенні товарів
При здійсненні перевезення супровідними документами, а також письмовим договором перевезення служать транспортні накладні. Вони представлені у вигляді залізничної накладної при перевезенні на залізничному транспорті, вантажної накладної -на повітряному транспорті, товарно-транспортної накладної - на автомобільному транспорті та коносамента - на морському транспорті.
В транспортну накладну вносяться необхідні відомості про вантаж (його найменування, кількість, спосіб визначення ваги і ін.), Вантажовідправника, вантажоодержувача, відстані перевезення, її вартості. Вона є основним документом перевезення і визначає взаємини вантажовідправника, перевізника ігрузополучателя.
Коносамент є також і цінним папером, що підтверджує право його власника на розпорядження зазначеним в коносаменті вантажем і отримання вантажу після його перевезення. На підставі навантажувального документа перевізник оформляє коносамент, в якому вантажовідправник вказує найменування відправника і одержувача, необхідні відомості про отправляемом вантаж, розмір плати за перевезення (фрахт). За неточність відомостей і всі пов`язані з нею наслідки відправник вантажу відповідає перед перевізником.
Транспортна накладна підтверджує прийом товару до перевезення і супроводжує його протягом усього шляху слідування. Далі вона разом з товаром передається перевізником одержувачу.
Транспортна накладна у всіх видах перевезення, крім залізничної, складається в трьох і більше примірниках для того, щоб у кожної сторони залишався екземпляр накладної на випадок виникнення спірних моментів.
Відправник вантажу повинен надати вантажоперевізнику крім транспортної накладної також всі документи, які вимагаються за санітарним, митним, карантинним і іншими правилами.
