Функції характеристики як документа зумовлює її призначення, залежне від місця пред`явлення. Так, вона може запитуватися роботодавцем при влаштуванні на нове місце роботи, органами опіки при розгляді заявки на опікунство, судовими та слідчими органами при здійсненні провадження у кримінальній справі, банками при прийнятті рішення про надання великого кредиту. Як правило, характеристику запитують з місця роботи, навчання, в деяких випадках потрібно побутова характеристика з місця проживання конкретного громадянина (в цьому випадку зазвичай звертаються до сусідів). Загальна функція характеристики полягає в підтвердженні анкетних даних конкретної особи. Також в деяких випадках вона служить для ознайомлення з діловими, особистісними якостями, визначення специфічних особливостей характеру, поведінки в побуті, в колективі.

Ознайомлення з діловими якостями громадянина

Ця функція характеристики проявляється при її наданні для працевлаштування, в банки, частково - в органи опіки та піклування. Документ зазвичай видається з місця роботи (при працевлаштуванні - попередніми роботодавцями), описує знання, вміння і навички працівника, його трудові успіхи і досягнення, досвід роботи в конкретній сфері. Подібні характеристики, як правило, мають типову структуру, тому багато сучасних роботодавці замінюють їх рекомендаційними листами, які вигідно відрізняються більш вільним стилем викладу. Кредитні організації можуть запросити характеристику для визначення положення претендента на отримання позики в компанії, ставлення до нього колег і керівництва. Органи опіки більшою мірою цікавлять особисті та побутові якості громадянина, тому ділові якості вони оцінюють не в пріоритетному порядку.

Вивчення особистісних особливостей, поведінки і способу життя

Цю функцію характеристика виконує при її запиті державними органами, в якості яких найчастіше виступають суди та слідчі підрозділи. В даному випадку характеристика особистості підозрюваного, обвинуваченого може стати важливим фактором, який позитивно або негативно вплине на тяжкість покарання, обрану міру запобіжного заходу. Такий документ може запитуватися не тільки з місця роботи, але також з місця постійного проживання, оскільки значення мають і побутові характеристики конкретної особи, особливості його поведінки, способу життя.