Організовуючи діловодство, визначитеся, чи є у вашого підприємства, організації, територіально віддалені підрозділи або філії, врахуйте цей факт і передбачте механізм взаємодії з цими підрозділами. Система діловодства в них повинна бути ідентичною з головним офісом щоб уникнути проблем при реєстрації і оформлення документів.

Подумайте, яку з існуючих форм діловодства ви будете використовувати: централізовану, змішану або децентралізовану. Їх вибір визначає структура підприємства (чи є у нього територіально віддалені підрозділи) і технічна оснащеність служби діловодства. Якщо ця служба нечисленна і технічно не забезпечена, то частина її функцій передається підрозділам. У цьому випадку має місце змішане діловодство. У тому випадку, якщо це служба оснащена всіма необхідними кадровими, технічними і програмними засобами, то така форма ведення діловодства буде централізованою.

У кожному структурному підрозділі виділіть спеціальну штатну одиницю, яка буде здійснювати ведення діловодства. Якщо такої можливості немає, то призначте іншого співробітника, який буде поєднувати виконання своїх основних посадових обов`язків з функцією діловода.

Визначте кількість і номенклатуру справ, до яких будуть ставитися всі вступники, вихідні та внутрішні документи. Якщо це документи з вищестоящої (головну) організацію, то вони надходять на розгляд руководітелю- документи підвідомчих організацій повинні надходити на розгляд заступнику керівника, який курирує роботу з ними. Відповідно, звернення громадян - тому заступнику, на якого покладено обов`язок працювати з населенням.

Виявивши коло кореспондентів, створіть класифікатор, за яким ви зможете відразу визначати, до якої кореспондентської групи належить даний документ. Наприклад, для органів державної влади надайте код 01, для листів вищестоящої організації - код 02, для постачальників - код 03, для замовників - код 04 і т.д. Це допоможе впорядкувати рух документів всередині організації.

Визначте, в якій формі буде вестися документообіг - в журнальній або карткової. Обидві форми реалізовані в спеціальних програмах електронного документообігу. Якщо ви поки не можете придбати таку програму, користуйтеся електронними журналами реєстрації документів, їх можна оформити в Excel.

За документообіг на підприємстві повинен відповідати конкретний працівник. Якщо підприємство не дуже велике - це секретар, секретар-референт. Якщо ж організація включає в себе не один підрозділ (тим більше, якщо вони мають різне територіальне розташування), організовується служба ДОУ (документаційне забезпечення управління).
Саме вони розробляють інструкцію підприємства з діловодства, переробляють її, вносять зміни. При підготовці документа за основу можна взяти «Правила діловодства в федеральних органах виконавчої влади».

Це важливий, відповідальний етап, тому що після затвердження інструкції з діловодства документи на підприємстві повинні відповідати певному стилю:
- розташування реквізитів (поздовжнє, кутова);
- фірмовий шріфт-
- формат (розмір паперу, відступи).

Крім зразків бланків підприємства в інструкції повинні знайти відображення такі питання, як організація реєстрації вхідних / вихідних документів-організація контролю за виконанням документів і прийнятих рішень-підготовка і передача документів в архів тощо.

Формування папок, в які підшиваються документи певної тематики, має проводитися відповідно до номенклатури справ. Вона розробляється особою, відповідальною за ведення діловодства, на підставі «Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організації, із зазначенням термінів зберігання».

У зв`язку з тим, що робота над розробкою номенклатури справ об`ємна, вимагає великих знань, роботу над нею правильніше організувати із залученням представників окремих служб і відділів. Ними складаються переліки справ (також із зазначенням термінів зберігання), які формуються в службі або відділі, а служба ДОУ робить зведену номенклатуру справ по підприємству.

Для полегшення роботи з документами все більше число підприємств використовують систему електронного документообігу (СЕД). Підібрати ефективно працюючу СЕД можна для будь-якого підприємства (з числом працівників 7 чол або 2000). Найбільш ефективно по співвідношенню ціна / якість сьогодні працюють такі системи, як «Дело», «ЕВФРАТ-Документообіг».

Але навіть якщо придбати СЕД вашому підприємству поки не під силу, на допомогу прийдуть стандартні програми Microsoft Office. Використовуючи звичайні засоби Word, Excel, PowerPoint цілком реально організувати оформлення документів відповідно до вимог фірмового стилю, налаштувати електронний документообіг.