Вкажіть дату виписки рахунку та його номер. Номер рахунку на передоплату може бути будь-яким, якщо на підприємстві не передбачено подібний порядок нумерації. Рахунок також може не мати номера. Рахунок може бути дійсний протягом певного часу або бути безстроковим. Запишіть при його оформленні цю вимогу.

Включіть в рахунок необхідні відомості про товар, за який проводиться оплата. Вкажіть ціну за одиницю товару і одиниці виміру продукції, що відпускається (штуки, одиниці ваги або обсягу). Впишіть кількість оплачуваної продукції і підсумкову суму рахунку. Кінцеву суму вкажіть прописом.

Детально пропишіть в рахунку платіжні реквізити, на які повинна бути перерахована оплата. Помилка в одному знакові може бути причиною повернення банком платіжного доручення.

Вкажіть в рахунку контактну інформацію, щоб у платника була можливість прояснити всі незрозумілі моменти на стадії створення документа оплати. Якщо роз`яснення та уточнення будуть потрібні банку для проведення платежу, запит може зайняти до п`яти робочих днів.

Включіть в рахунок нагадування про необхідність пред`явити довіреність при отриманні товару. Вкажіть відомості про місце отримання оплаченого товару та інформацію про працівника, відповідального за відвантаження.

Рахунок на передоплату повинен бути підписаний керівником організації, відпускає товар. Можливе підписання уповноваженим працівником. Підпис завіряється печаткою організації.

У великої торговельної організації створення рахунку на передоплату починає ланцюжок руху товару і документообігу. Номер рахунку може бути включений в систему документообігу і бути номером / особовим рахунком покупця / клієнта. Дата виписки рахунку служить початком відліку часу резервування товару на складі.

При діючій в торгівлі бонусної програмі для покупців в рахунку можуть бути прописані умови накопичення і застосування бонусів.

Обов`язок продавця виставити рахунок на передоплату може бути включена в договір поставки товару. В такому випадку формулювання «оплата товару протягом певного часу після виставлення рахунки»Означає обов`язок покупця оплатити виставлений документ в узгоджені терміни. Якщо в договорі не передбачено виставлення рахунки, оплата товару проводиться на підставі рахунок-фактури на аванс. Коли ціна товару встановлена в угоді, а також прописано підстава виникнення зобов`язань по оплаті товару у покупця - рахунок можна не виставляти.

Спеціальних вимог, які пред`являються до рахунку на аванс немає. При його складанні намагайтеся дотримуватися загальних положень, які передбачені при оформленні первинних документів. при виставленні рахунки на аванс вказуйте в ньому ваші реквізити для оплати, повне найменування організації, дані покупця, кількість товару, його ціну і загальну суму для оплати. На документі повинна стояти підпис керівника організації, номер і дата виставлення. Друк на рахунку можете не ставити.

Якщо ваша організація працює за загальною схемою оподаткування і є платником ПДВ, виділяйте в рахунку окремо суму податку. Але відрахування з цього податку ви зможете оформити тільки на підставі рахунок-фактури ст. 169 НК РФ. Тобто .рахунок можна не виставляти, а рахунок-фактуру потрібно виписати обов`язково. На рахунку можна вказати термін його дії. Наприклад, оплата товару протягом 5 днів після виставлення рахунки.

після виставлення рахунки на передоплату ви зобов`язані виставити на цю ж суму рахунок-фактуру. Цей обов`язок передбачена п. 3 ст. 168 НК РФ.