Дізнайтеся всі реквізити покупця. За яким принципом буде здійснено вивезення товару, чи було укладено договір купівлі-продажу.

Заповніть документ. У першому рядку рахунку впишіть найменування своєї організації. У другому рядку впишіть адресу своєї організації.

Заповніть таблицю з реквізитами своєї організації, або напишіть їх по порядку. Сюди входить: ІПН, КПП, найменування організації, найменування банку, розрахунковий рахунок, БИК банку, кореспондуючий рахунок.

рахунок виписується по порядку номерів. Поруч з найменуванням документа впишіть номер рахунку і дату.

У рядку «Замовник» впишіть найменування організації покупця. У наступному рядку «Платник» впишіть найменування покупця, його ІПН, адреса і телефон.

Після того, як ви внесете в документ все реквізити своєї організації і контрагента, заповніть таблицю з шести колонок: номер по порядку, найменування товару, одиниця виміру, кількість, ціна і сума.

Якщо ви є платником ПДВ, в останню колонку «Сума» внесіть загальну суму по рахунку за товар або послуги, суму без податку і підсумкову суму з ПДВ, відповідно ці рядки називаються: «Разом», «Без податку (ПДВ)», «Всього до оплати". Якщо ви не є платником ПДВ то рядок «Без податку (ПДВ)» заповнювати не потрібно.

Під таблицею пропишіть, скільки всього найменувань товару зазначено в рахунку (не цифри, а прописом). Наступним рядком напишіть суму по документу з ПДВ, прописом, якщо ви є платником ПДВ.

Документ повинен бути підписаний керівником організації продавця і головним бухгалтером. Поставте печатку.

Після того як рахунок заповнений, передайте його покупцеві. Він повинен його сплатити відповідно до умов договору. Всі дані рахунки обговорюються заздалегідь, тому будь-яких розбіжностей з приводу його заповнення виникнути не повинно.

У кожній організації має бути свій розрахунковий рахунок в банку. Якщо ваш клієнт повинен перерахувати вам більше 100 тисяч рублів за одним договором, то йому необхідно знати реквізити вашого розрахункового рахунку. Найменування банку, банківський ідентифікаційний код (БИК), номер кореспондентського рахунку, і номер особового рахунку компанії - ці дані вкажіть в рахунку, який ви збираєтеся виставити клієнту. Обов`язково також необхідно вказати назву вашої організації, її адреса, телефон для зв`язку з вашими співробітниками.

Суму, що підлягає сплаті вашим клієнтом, вкажіть із зазначенням валюти, у якій виробляється угода, в іноземній валюті - для зарахування грошей на спеціальні валютні рахунки. Якщо ваша компанія працює на загальному режимі оподаткування, то необхідно окремим рядком виділити суму ПДВ. Для підприємств, які використовують спрощену систему оподаткування, слід зробити запис під сумою рахунку «Без ПДВ».

Офіційно бланк рахунку на оплату не затверджений, проте так як це найбільш поширений документ в компанії, на даний момент існує величезна кількість розроблених форм.

Рахунок можна заповнити в програмах Microsoft Office Word і Microsoft Office Excel і аналогічних програмах, що працюють з файлами doc- rtf- xls. Мінусом такого способу виставляння рахунків є складність їх обліку. Необхідно додатково вести записи про те, кому і які рахунки були виставлені. Більшість компаній на даний момент можуть дозволити собі спеціальні програми для виставлення рахунків. Вони бувають як платними, так і безкоштовними. З їх допомогою можна в заздалегідь заготовлений бланк вносити зміни в частині сум грошових коштів і назв ваших контрагентів. Наприклад, можна скористатися такими програмами: QuickBooks, Freshbooks, «Радософт Документи», Zoho Invoice, Cashboard.

Також є можливість розробити індивідуальну автоматизовану систему обліку, яка крім виставлення рахунків допоможе вам у веденні бухгалтерського та податкового обліку. І нарешті, найбільш популярним способом виписати рахунок є натискання кількох кнопок в програмі «1С: Бухгалтерія». В цьому випадку є можливість автоматично сформувати акти, накладні і рахунки-фактури, які ви зобов`язані передати клієнту після оплати виставленого вами рахунки.