Як проводити ділові бесіди

До жанру ділової бесіди слід відносити будь-яке спілкування з співрозмовником по роботі, будь то колега або представник іншої організації, з якою ви так чи інакше стикається в рамках своїх службових обов`язків, будь то особиста зустріч, телефонну розмову, листування електронною або звичайною поштою, зв`язок через програми миттєвого обміну повідомленнями і т. п.
В цей же розряд потрапляють і багато моментів, пов`язаних з вирішенням особистих проблем: отримання державних послуг, покупка і продаж особистого майна та ін.

Перш ніж приступати до спілкування, чітко продумайте, яку інформацію ви хочете отримати або, навпаки, донести до співрозмовника. Залежно від ситуації (перший контакт або черговий, в якої зі сторін більше зобов`язань перед іншою, як складалися ваші стосунки раніше і ін.), Продумайте, чим можете зацікавити співрозмовника, привернути до себе.
З перших ваших слів, якщо ініціатор розмови ви, той повинен представляти, з ким і з якого питання має справу.
У деяких випадках не буде зайвим довідатися, чи зручно співрозмовника говорити зараз. В інших, якщо ситуація в своєму розпорядженні - підкреслити терміновість вашого звернення.

Виразно донесіть до співрозмовника необхідну інформацію, при необхідності уточніть, чи правильно він вас зрозумів. У свою чергу, уважно вислухайте іншу сторону і переконайтеся, що всі зрозуміли правильно. Якщо потрібно, задайте уточнюючі питання. Не буде зайвим і у співрозмовника поцікавитися, чи немає питань у нього.
В кінцевому підсумку ви повинні один одного зрозуміти вірно.

Якщо ж інша сторона відверто неправа, потрібно обов`язково з максимумом коректності вказати їй на це. А якщо ви залежите від неї більше, ніж вона від вас, це зробити навіть ще важливіше. Боятися, що це погіршить ваше положення, не слід.
Навпаки, тих, хто знає свої права і вміє їх відстояти в рамках закону і етикету, поважають. А якщо і недолюблюють, намагаються все ж не злити. А тому чим раніше ви покажете зуби, тим краще.

На завершення бесіди підведіть її загальний підсумок і при необхідності домовтесь про подальшу взаємодію: коли повинен бути готовий результат того чи іншого обумовленого дії, як ви зв`яжетеся з іншою стороною, хто, що і в які терміни повинен зробити по предмету вашої розмови.
Всі взяті на себе зобов`язання необхідно дотримуватися, а при неможливості це зробити - завчасно ставити про такі обставини іншу сторону і ініціювати обговорення альтернатив, запропонувавши свій варіант вирішення проблеми.