Виберіть найбільш прийнятний для вас метод складського обліку: Сортовий або партійний.

При сортовому способі товар зберігається на складі за найменуваннями. Для полегшення обліку бажано присвоїти кожному його виду номенклатурний номер (артикул). Кожний заново прийнятий товар приєднується до продукції того ж найменування. Матеріально-відповідальні особи повинні вести облік товарів в натуральному вираженні (наприклад, в кілограмах, в упаковках або в штуках). Облік ведеться на основі прибуткових і витратних товарних документів в спеціальних журналах (на папері або в електронному вигляді).

При партійний способі кожна знову надійшла партія зберігається окремо від раніше отриманого товару. На неї заводиться спеціальна картка обліку із зазначенням кількості товару в партії і дати надходження. Цей метод прийнятний при обліку насипних товарів або якщо склад обробляє всього один вид продукції.

Відпускається товар за накладними, в яких вказується одержувач, дата відвантаження, найменування (артикул), кількість і вартість. При виявленні бракованої продукції складається акт на списання. Будь-який рух товару має бути задокументовано.

Всі складські документи здаються в бухгалтерію, де їх перевіряють і ставлять на облік в кількісному і грошовому вираженні, або списують з обліку (Якщо документ видатковий). Для забезпечення точності обліку бажано вести бухгалтерський і складський облік паралельно і періодично проводити звіряння даних.

Якщо асортимент товарів широкий, то потрібно організувати адресну систему зберігання. При цьому весь склад розбивається на осередки з унікальними номерами (можна використовувати буквено-цифрові позначення) і в картці обліку товару вказується адреса, на якому той зберігається. Цей метод дозволяє швидко відшукати потрібну продукцію, а також полегшує проведення інвентаризацій.

Повна інвентаризація повинна проводитися мінімум раз на рік. Але для більш точного обліку бажано проводити її не рідше, ніж раз на місяць. Інвентаризація - це процедура звірки фактичної наявності товару (шляхом фізичного підрахунку) і облікових даних. За результатами звірки проводиться коригування облікових даних, якщо є розбіжності.

Випишіть довіреність співробітнику організації, який буде приймати товар, що надійшов по залізної договорі або авіаперевезеннями. Він повинен з`явитися на місце прийому товару з паспортом. при прийомі товару на станції або надійшли іншим видом транспорту представник повинен перевірити стан місця перевезення (вагона або контейнера), в якому був доставлений товар, в присутності представників перевізника. Після цього він приймає вантаж по товарно-транспортної накладної, один примірник якої залишається у продавця, інший повинен бути переданий вам, як покупцю.

При отриманні товару на склад копія прибуткової накладної та супровідні документи повинні бути віддані в бухгалтерію.

якщо кількість товару або його якість не відповідає поданим документам, то випишіть акт, в якому повинна бути поставлена підпис співробітника, що приймає вантаж, і представника постачальника.

Після отримання товару зафіксуйте в книзі (журналі) обліку довіреностей номер і дату супровідних документів.

Випишіть прибутковий ордер, який фіксує надходження товару на склад. Якщо ви є платником ПДВ, то угода повинна містити такий документ, як рахунок-фактура. Її отримання зафіксуйте в книзі покупок.

при продажу товару випишіть накладну в чотирьох примірниках: перші два залишаються у вас (для бухгалтерії і для обліку на складі), дві інші передайте покупцеві (для бухгалтерії та надання на склад покупця).

До товарної накладної, якщо ви є платником ПДВ, обов`язково випишіть рахунок-фактуру в трьох примірниках. Один примірник залиште у себе, два інших віддайте покупцеві. Рахунки-фактури повинні бути збережені і враховані в книзі продажів.

Якщо на складі на момент проведення операції немає необхідної кількості товару, то випишіть видаткову накладну з фактично відпущеними кількістю товару. Покупець або його представник повинен розписатися в отриманні товару на накладної. Він перевіряє наявність товару, документів, сертифікатів якості тощо Після цього матеріально відповідальна особа доставляє товар на територію складу своєї організації і передає його комірнику.

Якщо ви є платником ПДВ, розрахуйте на підставі книги покупок і книги продажів суму податку на додану вартість підлягає сплаті до бюджету.

Відзвітуйте до контролюючих органів на підставі отриманих і виданих документів в процесі торгівлі.