Як сформувати авансові звіти

Видача грошей на руки підзвітній особі (співробітнику фірми або довіреній особі) вимагає оформлення авансового звіту. У ньому вказують витрачені суми, гроші, видані під звіт і залишок від них. До авансового звіту додають документи, які підтверджують зроблені витрати.

Після авансовий звіт перевіряє бухгалтерія і затверджує керувати. Тільки після цього в бухгалтерському обліку списується виданий аванс. Особи, які отримали готівку під звіт, зобов`язані подати до бухгалтерії авансовий звіт про витрачені суми протягом 3-х робочих днів після повернення з відрядження.

На підприємстві потрібно, щоб був список працівників, які можуть отримувати гроші під звіт. Ваші співробітники повинні знати, що гроші в підзвіт можна видавати тільки після здачі попередніх сум, а також те, що один співробітник не може передавати отримані під звіт гроші іншій особі. Це допоможе вам уникнути проблем з податковою інспекцією.

Заповнення авансових звітів регулюється постановою Держкомстату, де чітко виписано, що складати авансовий звіт може тільки підзвітну особу, обов`язково підтверджуючи документ своїм підписом.

При отриманні товару простежте за тим, щоб крім товарного чека на руках у підзвітної особи були звичайні накладні та рахунки-фактури з виділеним ПДВ Вони потрібні для того, щоб фірма не втрачала гроші на податкових відрахуваннях з ПДВ. Зверніть увагу на наявність чеків касового апарату з докладною розшифровкою купленого.
Не забудьте про ліміт розрахунку готівкою, за перевитрата яких можна отримати штраф (15.1 Кодексу про адміністративні правопорушення РФ).

Часто бухгалтерам доводиться в офіційному обліку оприбуткувати гроші з «чорної каси». У такому випадку, краще залишайте у працівників в підзвіті невеликі суми, а після оформляйте аванс з каси і перевитрата.