Спочатку слід уточнити, що дебіторська заборгованість списується в тому випадку, коли за нею минув строк позовної давності (три роки), а також в разі нереального стягнення, наприклад, при банкрутстві контрагента.

Щоб списати прострочену дебіторську заборгованість, видайте наказ про проведення інвентаризації заборгованості. Також вкажіть в цьому розпорядчому документі склад інвентаризаційної комісії, яка повинна складатися з головного бухгалтера, відповідальної особи за ведення розрахунків з покупцями і інших співробітників. Пропишіть і терміни проведення даної процедури.

Після цього необхідно взяти розписку з співробітника, відповідального за облік взаєморозрахунків з контрагентами, про те, що всі дані достовірні і включають в себе повну інформацію.

Всі результати інвентаризації оформите у вигляді акта (форма № інв-11), який повинен бути підписаний всіма членами комісії. Також ви можете скласти довідку-додаток до цього документа, яка містить розширену інформацію. Потім складіть письмове обгрунтування, оформіть його у вигляді бухгалтерської довідки.

Після цього на підставі всіх перерахованих вище документів видайте наказ про списання простроченої дебіторської заборгованості. А потім відобразіть все це в бухгалтерському обліку за допомогою кореспонденції рахунків:
Д91 «Інші доходи і витрати» субрахунок «Інші витрати» К62 «Розрахунки з покупцями і замовниками» або «Розрахунки з підзвітними особами» або 76 «Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами».

Списані суми необхідно враховувати в складі позареалізаційних витрат. Після цього списана дебіторська заборгованість повинна відображатися на позабалансовому рахунку 007 «Списана у збиток заборгованість дебіторів» протягом 5 років з дати списання.

Нереальна для стягнення дебіторська заборгованість списується на рахунок резерву по сумнівних боргах або фінансовий результат підприємства, якщо зазначений резерв не створювалася. У некомерційної організації прострочена дебіторська заборгованість підлягає списанню на збільшення рахунків витрат.

Списання дебіторської заборгованості внаслідок неплатоспроможності боржника не означає, що вона таким чином анулюється. Дана заборгованість відбивається в бухгалтерському обліку протягом 5 років для того, щоб в разі поліпшення фінансового стану боржника вона могла бути погашена.

Дебіторська заборгованість визнається нереальною для стягнення, якщо закінчився термін її позовної давності, зобов`язання припинили свою дію внаслідок неможливості їх виконання, на підставі акту державного органу, в разі смерті громадянина-боржника або ліквідації юридичної особи.

Списання простроченої дебіторської заборгованості здійснюється на підставі даних проведеної інвентаризації, письмового обгрунтування та розпорядження керівництва підприємства. Крім того, дебіторська заборгованість може бути списана на підставі акту державного органу, наприклад, служби судових приставів, або ліквідації організації.

Дебіторська заборгованість з вичерпаним терміном позовної давності, а також інші нереальні для стягнення борги списуються на рахунок 63 «Резерв по сумнівних боргах» або на рахунок 91 «Інші доходи і витрати». При цьому кредитуються рахунки з обліку розрахунків з дебіторами (60, 62, 76 та ін.) Якщо на підприємстві рахунок резервів по сумнівних боргах не створюється, то сума списань включається у позареалізаційні витрати. Слід пам`ятати, що сума створюваного резерву по сумнівних боргах не може перевищувати 10% від виручки організації.