Згідно з Цивільним кодексом, списувати можна лише ту заборгованість, у якої закінчився термін позовної давності, тобто по закінченню трьох років. Але врахуйте, що цей термін може бути збільшений в тому випадку, коли контрагент або проводив звірку взаєморозрахунків або оплачував на вашу адресу штрафні санкції за договором або ж письмово просив відстрочити дату платежу.

Перш за все, проведіть інвентаризацію. Для цього видайте наказ про її здійсненні, в якому вкажіть склад інвентаризаційної комісії, терміни її проведення. Перед початком необхідно взяти розписку у відповідальної особи за достовірність усіх відомостей в обліку.

Потім проведіть звірку всіх даних з паперових носіїв і електронних, тобто тих, що занесені до уваги. Після цього складіть акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (форма № інв-17). Також, якщо це необхідно, оформите довідку-додаток (форма № інв-17П). Підписувати акт повинні всі члени комісії, а також голова. Довідку ж досить підписати лише бухгалтеру організації.

Далі вам необхідно скласти письмове обгрунтування кредиторської заборгованості. Вкажіть причини її виникнення, підстава заборгованості (акти, рахунок-фактури та інші документи), дату виникнення, а також суму.

Після цього на підставі перерахованих вище форм складіть наказ про списання заборгованості. Врахуйте, що дата цього документа повинна збігатися з датою акта про результати проведеної інвентаризації. Наказ складіть у довільній формі, але обов`язково вкажіть підставу для його складання (акт, письмове обгрунтування), реквізити контрагента.

Потім на підставі наказу в бухгалтерському обліку зробіть запис:
Д60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» К91 «Інші доходи і витрати» субрахунок «Інші доходи» - відображено списання кредиторської заборгованості;
Д91 «Інші доходи і витрати» субрахунок «Інші витрати» К19 «Податок на додану вартість по придбаних цінностей» - віднесений на витрати вхідний ПДВ;
Д91 «Інші доходи і витрати» субрахунок «Сальдо інших доходів і витрат» К99 «Прибутки та збитки» - отримано прибуток від списання кредиторської заборгованості.

Сума кредиторської заборгованості повинна відображатися в обліку з моменту її виникнення до повного погашення перед контрагентом або списання. Прострочена кредиторська заборгованість списується, якщо закінчився термін її позовної давності. Списання відбувається по кожному виду зобов`язань на підставі проведеної інвентаризації або письмового розпорядження керівництва. Дані суми відносяться на рахунки фінансових результатів у комерційних підприємств і на рахунки збільшення доходів у некомерційних.

Суму кредиторської заборгованості зі строком позовної давності слід відносити до інших доходів. При цьому дебетується рахунок розрахунків з контрагентами (рахунок 60, 66, 67, 68 і т.д.) і кредитується рахунок 91, субрахунок 1 «Інші доходи».

З метою визначення податку на прибуток суми списаної кредиторської заборгованості включають до складу позареалізаційних доходів. Але тут є правило. Якщо ви списуєте заборгованість по податках, наприклад, в разі їх зменшення, то дана сума до складу доходів не включається.

Суми кредиторської заборгованості враховуються у позареалізаційні доходи, тобто підлягають віднесенню на фінансові результати, тому списання цих сум має здійснюватися своєчасно. В іншому випадку дії підприємства можуть бути розцінені податковими органами як приховування позареалізаційних доходів.

Що стосується депонованої заробітної плати працівників, то для цілей оподаткування прибутку вона включається у позареалізаційні доходи після закінчення терміну позовної давності, який відповідно до російського трудовим законодавством не повинен перевищувати трьох місяців.

У підприємств, які поєднують загальну систему оподаткування та єдиний податок на поставлений дохід, до складу позареалізаційних доходів включається тільки та частина кредиторської заборгованості, яка виникла в рамках загальної системи оподаткування.