Заповніть реквізити організації: назва, ІПН, найменування та адреса структурного підрозділу (торгової точки). Вкажіть модель касового апарату, його заводський і реєстраційний номер, присвоєний податковою інспекцією. Якщо касовий апарат працює в складі з комп`ютером, відобразіть у відповідному рядку назву прикладної програми. Порядковий номер довідки повинен збігатися з номером Z-звіту. Дата складання документа і час роботи також повинні збігатися з даними, зазначеними в Z-звіті.

Вкажіть в графі 1 номер Z-звіту на кінець робочого дня. Робіть записи по порядку в тому випадку, якщо з касового апарату знімається більше одного Z-звіту. У графі 2 проставте номер відділу, а в наступній графі - номер секції. Графу 4 залиште порожній. У п`ятій графі відобразіть свідчення підсумовує грошового лічильника, отримані на початок робочого дня (зміни), а в шостий - свідчення на кінець робочого дня.

Відобразіть в 7 графі отриману за день суму виручки в рублях і копійках за даними лічильника. Цей показник буде являти собою різницю між сумами, зазначеними в 6 і 5 графах звіту. У нього включені повернення по помилковим касовими чеками, зазначені окремо у графі 8. Якщо повернень не було, поставте в графі прочерк. У дев`ятою і десятою графах проставте П.І.Б. завідувача відділом і його підпис. Якщо касир в штаті організації відсутня, свій підпис ставить продавець, який здає виручку.

Продублюйте в графі «Разом» дані, зазначені в 7 і 8 шпальтах. Далі прописом вкажіть фактичну суму виручки, що представляє собою різницю показників 8 і 7 стовпців. Внесіть в довідку номер і дату прибуткового касового ордера, виданого бухгалтерією касиру-операціоністу в день, коли була проведена здача виручки. Вкажіть банківські реквізити організації, що займається касацією виручки, і номер квитанції, виданої банком після прийому готівки. Довідка, складена за формою КМ-6, повинна бути завірена підписами операціоніста, головного касира і керівника організації.

Призначте відповідального за ведення журналу касира-операціоніста. Він призначається за наказом керівника підприємства, зазвичай, це головний бухгалтер, старший (головний) касир або керівник організації. Всі дані в нього заносите в суворій відповідності зі знятими Z-звітами. Порядок внесення записів - хронологічний. Там, де в журналі передбачено наявність підписів у графах, не забувайте їх проставляти. Особи, відповідальні за це, також вказуються в наказі керівника.

Якщо протягом дня на касі працюють кілька касирів, і кожен працює в програмі під своїм паролем, щоб встановити порядок зміни від касира до касира. Для можливості контролю, краще, якщо кожна зміна буде закриватися окремо. В цьому випадку зніміть Z- звіт і заповніть форму км-6. Якщо передача зміни відбуватиметься без закриття, то видайте внутрішній наказ і затвердите порядок зняття Z-звіту і заповнення журналу касира-операціоніста. Його може заповнювати, наприклад, адміністратор або касир, який працює в останній зміні.

Довідка-звіт складається в одному примірнику касиром-операціоністом. Він повинен підписати його, оформити прибутковий ордер і разом з виручкою здати його тому, хто визначений наказом відповідальним за ведення журналу.

Денну або змінне виручку визначте за показаннями лічильниках на початку і в кінці робочого дня або зміни. У графі 7 форми км-6 вкажіть суму денної виручки за вирахуванням тієї суми, яка була повернута покупцям. У графі 8 вкажіть суму повернень, вироблених за поточну зміну. Якщо ви ведете облік змінної виручці по відділах, то заповніть рядок «Разом». У сумі виручек повинні враховуватися як оплати готівкою, так і оплати за картками.

Підписи, що підтверджують прийом і оприбуткування грошей в звіті, проставляють особи, призначені за наказом (старший касир або керівник організації). Якщо касир здає денну виручку безпосередньо інкасаторам банку, як це буває в невеликих організаціях, що працюють на одну-дві каси, то передача грошей повинна бути також відображена в довідці-звіті і завірена підписом.