Як планувати свою роботу

Спочатку складіть список. Бажано зробити це на папері або хоча б в комп`ютері. Перший варіант краще, оскільки план буде завжди під рукою. Розпишіть, що б ви хотіли на цьому тижні зробити, включаючи всі зустрічі і важливі дзвінки.

Склавши план, дотримуйтесь його неухильно, виконуючи всі необхідні справи при першій же можливості (потім відпочинете більше). Протягом тижня можуть з`явитися справи, які вам неодмінно захочеться внести в список. Що ж, вносите. Але ніколи (!) Не видаляйте із зазначеного списку пункти.

Після закінчення тижня займіться аналізом виконаних справ. Цей етап, на превеликий жаль, багато людей не беруть до уваги. Але ж аналіз дій минулого тижня не менш важливий, ніж складання нового списку. Наприклад, якщо ви швидко впоралися з усіма поставленими завданнями, бути може, має сенс більше себе навантажувати? І навпаки, якщо ви чогось ну ніяк не встигаєте, значить потрібно зменшити обороти. Враховуйте ці моменти при складанні нового ділового графіка. За ідеєю на аналіз дій минулого тижня потрібно витрачати в два рази більше часу, ніж на планування майбутньої.

Складіть новий список. На підставі даних, отриманих в результаті аналізу виконаних за тиждень дій, складіть список справ на наступний тиждень.

Якщо ви будете регулярно дотримуватися наведених вище правил, будуть відбуватися дві важливі речі. Перше - буде виконуватися маса роботи, тому як без плану ви б виконували в два рази менше справ. І друге (не менш важливе) - ви напевно зможете знайти в собі моделі поведінки, про існування яких ви навіть ніколи не здогадувалися. До того ж, аналізуючи всі свої списки, ви побачите (може бути), що деякі типи завдань випадково або навмисно вами избегаются. Усвідомивши цей факт, ви отримаєте можливість якось скоригувати свої дії і внести внутрішні зміни, щоб домогтися більшої ефективності своєї роботи.

Мистецтво тайм-менеджменту в першу чергу має на увазі вміння грамотно розставляти пріоритети. Не потрібно намагатися зробити все наявні справи відразу, це все одно марно. Набагато важливіше розподілити їх за ступенем значущості і терміновості і виконувати послідовно.

Для більшої наочності зручно розписати стоять завдання у вигляді квадратної схеми. Для цього намалюйте великий квадрат і поділіть його на чотири частини. У верхньому лівому куті впишіть справи, що мають статус найважливіших і термінових. У верхньому правому квадраті нехай розташуються завдання важливі, але не термінові, довготривалі. У нижній частині великого квадрата відповідно будуть перебувати справи незначні, але термінові, і неважливі і нетермінові, але які потребують вирішення. На основі отриманої схеми складіть списки виконання справ в порядку їх черговості.

Тепер, коли перед вами наочно представлені всі завдання, які необхідно вирішити, можна переходити до більш приватному планування - повсякденного. Список справ на день краще бути не з ранку, а напередодні ввечері. По-перше, так у вас буде більше можливості їх обдумати, по-друге, ваша свідомість за вечір і ніч встигне проаналізувати поставлені завдання і виробити план рішення.

Для організації своєї діяльності протягом дня використовуйте різні підсобні засоби, що дозволяють розвантажити пам`ять: органайзери, комп`ютерні програми-нагадування, електронні календарі в телефонах з пам`ятками і звуковими сигналами. Записуйте буквально всі свої плани і майбутні справи. Таким способом ви позбудетеся від страху щось забути, тобто знизите нервову напругу, і звільніть свою короткочасну пам`ять для поточних питань.

Під час планування роботи на день не забувайте залишати між окремими завданнями невеликі тимчасові люфти, тобто запаси часу, які зможуть зберегти ваші нерви в разі, якщо щось піде не зовсім так, як було заплановано. Наприклад, ви повинні протягом дня провести три зустрічі і зробити п`ять ділових дзвінків. На кожну зустріч ви відводите один годину часу, а на дзвінок 15 хвилин. Коли ж будете складати денний план, внесіть між окремими дзвінками і зустрічами ще додаткові 15-45 хвилин на непередбачені обставини. Якщо їх не виникне, ви просто продовжите свою роботу в запланованому режимі. Якщо ж щось вас затримає в процесі телефонної розмови або на діловій зустрічі, це ніяк не позначиться на виконанні інших завдань і збереженні плану в цілому.