Для проведення котирувань складіть повідомлення, яке повинно включати в себе предмет закупівлі, форму оплати та доставки товару, надання послуг. Замовник може зажадати інформацію, що підтверджує сумлінність постачальника, згідно з Реєстром. Учасники торгів подають заявки без додатка документів і ліцензій. Учасник може подати лише одну котирувальну заявку, і не має права вносити в неї зміни. Ви повинні зафіксувати кожну заявку в журналі реєстрації пропозицій конкурсних торгів за часом їх надходження. На вимогу учасника ви повинні надати розписку із зазначенням часу її прийому.

Перевірте заявки на предмет відповідності умовам сповіщення. Можливо відхилення заявок через

протиріччя вимогам, що містяться в повідомленні, а також при перевищенні максимальної ціни закупівлі. Далі ви повинні визначити переможця та учасника, який запропонував найкращу після переможця ціну, серед усіх допущених учасників.

Опублікуйте протокол розгляду та результати оцінки пропозицій конкурсних торгів за підсумками запиту котирувань. В термін від 7 до 20 днів після розміщення протоколу і його підписання, укладіть державний контракт з переможцем. При відсутності пропозицій конкурсних торгів або відхилення всіх пропозицій конкурсних торгів, ви маєте право на повторне розміщення замовлення за допомогою запиту котирувань з правом на внесення змін умов контракту.

Якщо ви отримали тільки одну котирувальну заявку, ви можете укласти контракт з єдиним учасником, а також помістити повідомлення про продовження строку прийняття заявок. При визначенні переможця при однакових запропонованих цінах по декількох заявок виберіть того, хто подав заявку раніше за інших.

Передайте проект контракту, а також один примірник протоколу розгляду з результатами оцінки пропозицій конкурсних торгів переможцю в дводенний термін. При відмові від підписання контракту, даний учасник вноситься до реєстру недобросовісних постачальників. В цьому випадку ви можете запропонувати укласти контракт з другим учасником, котрий запропонував тугіше саму ціну. Якщо такий учасник відсутня, ви можете укласти контракт із замовником, який запропонував найкращі умови за ціною, серед інших учасників після переможця.

Запит котирувань як спосіб проведення закупівель досить простий, оскільки тут не потрібно оформлення конкурсної документації.

Ціни котирування заявки подаються в письмовій або електронній формі не пізніше того терміну, який вказаний в повідомленні про проведення котирувань. Кожен з приватників може подати тільки одну заявку.

Якщо заявка подана в електронному вигляді, то замовник повинен повідомити учасника про отримання цього файлу. Він же повинен помістити повідомлення на офіційному сайті і приблизний проект контракту, не менше ніж за сім днів до закінчення прийому пропозицій конкурсних торгів.

Перш ніж складати заявку вам необхідно уважно ознайомитися з умовами, термінами проведення даного заходу, зразка котирувальної заявки. Цю інформацію ви можете отримати на офіційному сайті замовника або, отримавши повідомлення від нього.

Зазвичай цей документ виконується на фірмовому бланку. На першому аркуші напишіть найменуванні організації повністю, наприклад, Товариство з обмеженою відповідальність «Схід». Також слід вказати і юридична та фактична адреси, телефон та факс.

Необхідно записати і реквізити організації, до них відносяться: ІПН, КПП, ОГРН, ОКАТО, ОКПО, КВЕД. Нижче вкажіть всі банківські реквізити, а саме: розрахунковий рахунок, кореспондентський рахунок банку, найменування банку, БИК. В самому кінці слід написати прізвище, ім`я та по батькові генерального директора і головного бухгалтера.

Після цього на іншому аркуші складається котирувальна таблиця, яка включає найменування продукції або послуг, кількість, вартість, умови контракту, наприклад, доставка товару та іншу інформацію. Але перед цим слід дуже добре подумати над усіма умовами, зважити сили інших організацій, запропонувати щось нове, щоб замовник захотів укласти договір саме з вашою кампанією.

Після оформлення котировочной заявки керівник повинен поставити підпис, дату та завірити інформацію печаткою організації.

Після закінчення прийому заявок, комісія розглядає їх на дотримання вимог, а після і умов можливого контракту. Пам`ятайте, що чим раніше ви її подасте - тим краще. При однакових умовах, замовник зупиниться на тій, яка надійшла раніше.